Los expedientes judiciales contienen todos los documentos que se presentan en los casos que se atienden en los tribunales, incluyendo las órdenes, las resoluciones y las sentencias emitidas. Estos expedientes son expedientes públicos y se guardan por cierto tiempo en las Secretarías de los Tribunales y luego pasan al Archivo Central de la Oficina de Administración de los Tribunales en San Juan. Si usted desea una copia de cualquiera de esos documentos, ¿qué debe hacer?

1. Identificación del caso
La persona solicitante debe asegurarse de disponer de la información adecuada para identificar el caso particular, entre ella:

• Nombre de las partes
• Año del caso
• Número de presentación del caso
• Naturaleza del caso
• Tribunal que atendió el caso

2. Expedientes confidenciales

Existen algunos expedientes que son de naturaleza confidencial. En ese caso existen restricciones y requisitos especiales para poder examinar un documento que se le comunicarán a la persona solicitante.

3. Solicitud de Copias de Documentos
La persona solicitante debe acudir primeramente a la Secretaría del Tribunal que atendió el caso para determinar si el expediente del caso se encuentra allí o si se encuentra en el Archivo Inactivo Central en San Juan. En el tribunal la persona llena un formulario titulado Solicitud de Copia de Documentos, en el que se le pide su nombre y dirección y toda la información necesaria para tramitar su solicitud. El apartado número 3 de esa solicitud le pide información sobre el servicio que solicita, a saber:

• Copia certificada
• Copia Simple
• Examinar el expediente (Véase la sección Examen de Expediente judiciales)
• Otro
  
  Si el expediente del caso no se encuentra en el Tribunal correspondiente, la Secretaría le devuelve el formulario a la persona solicitante para que lo envíe, o lo entregue personalmente, al Archivo Central en San Juan. La dirección de éste es:

  Postal:

  Oficina de Administración de los Tribunales
  Programa de Administración de Documentos
  PO BOX 190917
  San Juan, Puerto Rico 00919-0917

Física:

Avenida Barbosa 427 (bajos de John Dewey College)
Hato Rey, Puerto Rico

Tel. 787-274-0016

FAX: 787-763-7834

4. Expediente que no se encuentra
Si el expediente no fuere hallado, se le notificará de ello, por escrito, a la persona solicitante.

5. Costo de las copias
Documento civil: Cincuenta centavos (50) por página simple.

Documento criminal: Un dólar ($1.00) por las primeras cuatro (4) páginas y veinticinco centavos (25) por cada página adicional.

Certificación: La certificación civil cuesta un dolar ($1.00)
La certificación criminal cuesta cincuenta centavos (50).

Dichos aranceles se deben pagar en sellos de rentas internas. Obviamente, el total que deberá pagarse sólo puede saberse una vez se ha revisado el expediente y se ha determinado cuantas páginas tiene el documento que se interesa.

Si el formulario se envió por correo, la Secretaría o el Archivo Central le notifican, también por correo y mediante el mismo formulario, identificado con el número de solicitud, los aranceles que la persona tiene que cancelar. La persona puede entregar personalmente o enviar por correo los sellos correspondiente a los aranceles, asegurándose de que quede claro el número de referencia de la solicitud. En estos casos siempre es conveniente enviar una comuniación aneja donde se identifique cada sello con su número de serie y que la persona solicitante se quede con copia de ella.

Si el formulario se entrega personalmente, ya que la búsqueda del expediente no se puede realizar de inmediato, se le pide a la persona solicitante que dé un número de teléfono al cual se le pueda llamar, con cargos revertidos, para indicarle los aranceles que debe cancelar. Se le da también el número de la solicitud para que haga referencia a ella en cualquier comunicación posterior. Si no tiene teléfono, se le envía por correo el formulario con indicación de los aranceles, y la persona debe enviar los sellos por correo o entregarlos personalmente, según se describió antes.

6. Envío de documentos
Una vez recibidos los sellos necesarios para cubrir los aranceles, se procede a realizar las copias y las certificaciones solicitadas, las cuales se envían por correo o se entregan personalmente si la persona acude a buscarlas según se le especifique.

7. Archivo de solicitudes
Una vez recibidas las solicitudes se dejan pendientes en espera de los aranceles. Si estos no se reciben dentro de quince (15) días de presentada la solicitud, ésta se archiva.