Los expedientes de los casos se guardan por cierto tiempo en las Secretarías de los Tribunales y luego pasan al Archivo Central de la Oficina de Administración de los Tribunales en San Juan. Estos expedientes son documentos públicos que pueden ser examinados. Para ello, sin embargo, hay que cumplir con ciertos trámites y requisitos.

1. Identificación del caso
La persona solicitante debe asegurarse de que dispone de la información adecuada para identificar el caso particular, entre ella:

• Nombre de las partes
• Año del caso
• Número de presentación del caso
• Naturaleza del caso

2. Expedientes confidenciales
Existen algunos expedientes que son de naturaleza confidencial. En esos casos existen restricciones y requisitos especiales para poder examinar un documento que se le comunicarán a la persona solicitante.

3. Solicitud
La persona solicitante debe acudir primeramente a la Secretaría del Tribunal que atendió o está atendiendo el caso. Allí debe llenar el formulario titulado Solicitud de Documentos del Archivo. En el apartado número 3 de dicho formulario hay un encasillado para solicitar el examen de un expediente.

• Si el expediente se encuentra en el Tribunal correspondiente, se le indica a la persona solicitante las instrucciones pertinentes para examinarlo.

• Si el expediente del caso no se encuentra en el Tribunal correspondiente, la Secretaría le devuelve el formulario a la persona solicitante para que lo envíe o lo entregue personalmente al Archivo Central, ubicado en San Juan. La dirección de éste es:

   

Postal:

Oficina de Administración de los Tribunales
Programa de Administración de Documentos
PO BOX 190917
San Juan, Puerto Rico 00919-0917

Física:

Programa de Administración de Documentos
Avenida Barbosa #427 (bajos de John Dewey College)
Hato Rey, Puerto Rico

El Archivo Central atiende numerosas solicitudes de esta naturaleza, por lo que necesita tiempo para localizar el expediente. Por esta razón, solicita un número telefónico para notificarle a la persona cuándo puede pasar a examinar el expediente o le informa por correo.

4. Archivo de solicitudes
Si la persona no acude a revisar el expediente dentro del término en que la solicitud se mantiene pendiente (15 días), ésta se archiva y tendría que solicitarlo nuevamente.

5. Costo
El examen de un expediente no implica costo alguno para la persona solicitante.

6. Copias de documentos
De surgir la necesidad de copias simples o certificadas de documentos que estén en los expedientes revisados, la persona tiene que solicitarlo mediante el mismo formulario (Solicitud de Documentos del Archivo).