EN
EL TRIBUNAL SUPREMO DE PUERTO RICO
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In re: Armando E. González Maldonado
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2000
TSPR 192
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Número del Caso: TS-5643
Fecha:
20/diciembre/2000
Oficina de Inspección de
Notarías:
Lcda. Carmen H. Carlos
Directora
Abogado de la Parte
Querellada:
Por
Derecho Propio
Este
documento constituye un documento oficial del Tribunal Supremo que está
sujeto a los cambios y correcciones del proceso de compilación y publicación
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como un servicio público a la comunidad.
EN EL TRIBUNAL SUPREMO DE PUERTO RICO
In re
Armando
E. González Maldonado
TS–5643
San
Juan, Puerto Rico, a 20 de diciembre de 2000.
En
el presente caso, reafirmamos nuestro rechazo hacia la indiferencia de algunos
abogados para con el cumplimiento de la Ley Núm. 75 de 2 de julio de 1987,
según enmendada, conocida como la Ley Notarial de Puerto Rico (en adelante
Ley Notarial), 4 L.P.R.A. sec. 2001 et seq., así como del Reglamento
Notarial de Puerto Rico, según enmendado (en adelante Reglamento Notarial), 4
L.P.R.A. Ap. XXIV.
I
El
Lcdo. Armando E. González Maldonado (en adelante el notario) fue admitido a
la práctica de la abogacía el 31 de octubre de 1977 y a la de la
Según
los informes de la Oficina de Inspección de Notarías (en adelante ODIN),
desde el 1977 hasta el 1989, inclusive, los protocolos del notario fueron
hallados correctos.[1]
Sin embargo, los protocolos para los años subsiguientes demuestran serias
deficiencias.
Al
respecto, el 18 de noviembre de 1999, la ODIN le cursó un informe al Juez
Presidente señor Andréu García, por conducto de la Secretaria de este
Tribunal, del cual surgen los hechos reseñados a continuación.[2]
Durante
el 1998, la Lcda. Marla D. Ríos Díaz (en adelante la Inspectora) le notificó
al notario que el 1 de octubre de ese año acudiría a sus oficinas ya que tenía
inspecciones pendientes desde el 1991 hasta el 1997, para un total de 3,731
escrituras.[3]
Tras
varios intentos,[4] finalmente, el 16 de
diciembre de 1998, se inició la inspección. Durante la misma, la Inspectora
se percató que habían sido examinados, pero no aprobados, los tomos
correspondientes para el año 1990 y tres (3) tomos correspondientes al año
1991. Al cotejar las deficiencias señaladas, la Inspectora advirtió que el
querellado no había tomado acción sobre varias de ellas. No obstante, la
Inspectora prosiguió con el exhaustivo examen de los protocolos.
El
8 de enero de 1999, al comenzar con la inspección del protocolo para
el año 1993, la Inspectora observó que el protocolo no estaba
encuadernado en su totalidad.[5] Durante la inspección de
dicho protocolo, culminó el proceso de encuadernación. El 27 de enero de
1999, luego de completar el examen de la obra notarial de 1993, la Inspectora
señaló fecha para la reinspección.
El
2 de febrero de 1999 la Inspectora se personó a la oficina del notario para
el examen del año 1994. Sin embargo, los tomos para dicho año no estaban
disponibles para inspección. Por lo que, la Inspectora dio inicio al
examen de los tomos no inspeccionados del año 1991. Aun, el 5 de febrero,
fecha en que concluyó la inspección, los protocolos para los años del 1994
en adelante no estuvieron disponibles.
Debido
a que durante la inspección la Inspectora sólo vio al notario en tres (3)
ocasiones y a la urgencia de continuar con el examen de la obra notarial, la
Inspectora le dejó mensaje con la secretaria para reanudar el examen el 23 de
febrero. Sin embargo, el 22 de febrero, con el propósito de confirmar la
inspección, la Inspectora se comunicó telefónicamente con la secretaria del
notario. Ésta le informó que el notario se encontraba fuera de Puerto Rico y
que dejó encerrados los protocolos en un lugar al cual no tenía acceso. Ese
mismo día, la Inspectora sometió un informe a la Lcda. Carmen H. Carlos,
Directora de la ODIN (en adelante la Directora).[6]
El
3 de marzo de 1999 la Directora le remitió al notario una comunicación
escrita, la cual acompañó con el informe de la Inspectora de 22 de febrero
de 1999, para que expresara su posición por escrito. Además, la Directora le
concedió un plazo final hasta el 26 de marzo de 1999 para corregir las faltas
señaladas y concluir la encuadernación de los protocolos.
El
19 de abril de 1999 el notario compareció e indicó que “[e]n todo momento
el notario suscribiente ha tenido a disposición de la Inspectora el trabajo
notarial para inspección.”[7] También señaló que la
Inspectora constató que los señalamientos para los años 1991, 1992 y 1993
habían sido corregidos sustancialmente. Por último, mencionó que la
Inspectora y él establecieron un plan de trabajo, el cual incluía reuniones
periódicas, para concluir el examen lo antes posible.
Así
las cosas, la Inspectora separó el mes de septiembre de 1999 para proseguir
con el examen de la obra notarial y comenzar la reinspección de los años
1991, 1992 y 1993. Al reiniciar la inspección, la Inspectora observó que
subsistían las faltas señaladas. Por lo que, no aprobó ninguno de los
protocolos para esos años.
Ante
esta situación, la Inspectora continuó con el examen de los protocolos para
los años 1994 y 1995. Sin embargo, para el 16 de septiembre de 1999, el
protocolo del 1996 no estaba disponible para inspección. Por tal razón, le
indicó al notario que reanudaría la inspección la semana siguiente.
El
22 de septiembre de 1999 la Inspectora acudió a la oficina del notario, pero
la encontró cerrada. Luego, en su oficina, le indicaron que el notario había
llamado el día anterior para informar que su secretaria se encontraba enferma.
En vista de ello, ese mismo día, la Inspectora preparó otro informe para la
Directora.
En
dicho informe, la Inspectora expresó que al examinar el protocolo
correspondiente al año 1989, encontró una nota, junto al sello de aprobación,
que expresaba que tal aprobación estaba condicionada a la cancelación de
sellos del 10% adicional en las hipotecas otorgadas.[8]
Al indagar sobre el particular, el notario le señaló que no había cancelado
tales sellos. Por último, la Inspectora expresó su preocupación por el
estado e integridad de la obra notarial del notario.
Posteriormente,
para agravar la situación, el notario le informó a la Inspectora que su
oficina había sido robada y que los ladrones se apropiaron de $90,000.00 en
sellos de Rentas Internas.
II
A
raíz de la actitud demostrada por el notario, la Directora preparó el
mencionado informe dirigido al Juez Presidente. En el mismo, la Directora
indicó que entre 1991 y 1993, las deficiencias arancelarias “ascendían a
un total de $2,641.50 y junto a los años 1994 y 1995 alcanzaban la cantidad
de $6,760.00.”[9]
Esto sin contar el sinnúmero de deficiencias notariales que evidencian el
craso descuido y desconocimiento de la Ley Notarial, supra, así como
la falta de diligencia. Entre estas faltas, se encuentran la falta de sello y
rúbrica, la falta de sello en la nota de apertura, la falta de sello y firma
en la nota de cierre, el otorgamiento de escrituras posteriores con fecha
anterior a escrituras anteriores, el utilizar hijos de otorgantes como
testigos instrumentales.[10]
Ante
la sorprendente situación, la Directora nos recomendó: (1) la incautación
parcial de los protocolos correspondientes a los años 1989 al 1998 y los
correspondientes tomos de Registros de Testimonios, al amparo de la Regla 78
del Reglamento Notarial, supra;[11]
y (2) requerirle al notario que mostrase causa por la cual no debía ser
suspendido del ejercicio de la profesión sin más citarle ni oírle.
Por
tal razón, el 10 de diciembre de 1999, ordenamos la incautación de los
protocolos de los años 1989 al 1998 y los correspondientes tomos de Registros
de Testimonios; así también, le concedimos al notario veinte (20) días para
que mostrase causa por la cual no debíamos suspenderlo del ejercicio de la
abogacía y de la notaría.
Mediante
escrito de 24 de enero de 2000, titulado Contestación a Informe,[12]
el notario señaló que la última vez que recibió la visita de un Inspector
de la ODIN fue en el 1992. Conforme al notario, durante esa visita, se revisó
la obra notarial del querellado hasta el 1990 y, sólo quedaron por revisar
las hipotecas otorgadas según lo dispuesto por el caso Wendell William Colón,[13]
ya que no sabía si la norma establecida tenía carácter retroactivo o
prospectivo.
El
notario expresó que luego de transcurrir cinco (5) años, para fines de
1998, la ODIN comenzó nuevamente con la inspección de la obra notarial
teniendo “disponible para su inspección toda la obra notarial
debidamente encuadernada hasta el 1994 y posteriormente el 1995.” (Énfasis
nuestro.)[14]
El
notario puntualizó que la Inspectora le suministró copia de un informe
preliminar de faltas sobre el cual trabajó y corrigió sustancialmente las
faltas informadas.[15]
De igual forma, expresó que durante el 1999 autorizó varias escrituras para
corregir las faltas indicadas.[16]
Así
también, llamó la atención al hecho de que las faltas señaladas en el
informe preliminar “son en su gran mayoría de carácter repetitivo y
producto de la utilización de unos formularios de hipotecas, recomendados por
las diferentes publicaciones notariales y que fueron utilizados por todos
los Notarios [sic] de la industria durante los años objeto de la inspección
de nuestra obra notarial.” (Subrayado en el original.)[17]
Sobre
la cantidad de $6,760.00, referente a las deficiencias en sellos de los años
1991 al 1995, explicó que la misma se debía a la diferencia entre cómo la
Inspectora calcula la cantidad de sellos y el valor que le da al negocio jurídico
llevado a cabo en cada escritura, y no a que se haya negado a adherir los
sellos.[18]
Respecto
a los testimonios, el notario señaló que el informe de la ODIN indicó que
había 7,104 testimonios sin examinar; pero que, la Inspectora no informó que
había examinado hasta el testimonio 6,795. Por lo cual, según el notario, sólo
quedaban por verificar aproximadamente 3,400 testimonios, y a la fecha de 31
de diciembre de 1999 quedarían 3,703.[19]
Nuevamente,
el notario mencionó el incidente en el cual su oficina estaba cerrada ya que
su secretaria no había asistido por estar enferma, así como, el incidente
del escalamiento a su oficina de donde sustrajeron $92,000.00 en sellos de
Rentas Internas.
Por
último, el notario informó que le era difícil la labor de concluir la
corrección de las faltas indicadas y verificar los tomos de los años sin
inspeccionar ya que la obra notarial está en la ODIN. Por lo que, solicitó
que se le devolviese la obra notarial incautada para terminar la corrección
de las faltas y preparar los tomos no inspeccionados para inspección; y, que
se le concediese un término razonable para realizar la labor; o, en su
alternativa, que se le permitiese acceso a la obra notarial incautada para
llevar a cabo el trabajo inconcluso.
El
10 de febrero de 2000 la Directora sometió Informe Parcial sobre Obra
Notarial Incautada y Otros Extremos indicando que la incautación de la
obra notarial en específico se realizó el 3 de enero de 2000. Dicha
incautación resultó un poco dificultosa ya que parte de los protocolos se
encontraba en la oficina del notario y el restante de la obra -los protocolos
correspondientes a los años 1997 y 1998- se incautó en la residencia del
notario. El notario se quedó en poder del resto de los protocolos y de
varios tomos de Registros de Testimonios.
A
juicio de la Directora, el volumen de la obra incautada dificultó rendir un
informe final con relación a cualesquiera otras violaciones notariales que no
habían sido objeto de inspección debido a la falta de cooperación del
notario. Sin embargo, la Inspectora llevó a cabo la reinspección de los años
1991 al 1995, para determinar cuáles deficiencias habían sido corregidas, y
se percató que todavía subsistían varias de las deficiencias.[20]
La
Directora también advirtió que la aprobación del protocolo correspondiente
al año 1989 estaba sujeta a la cancelación del 10% adicional en las
hipotecas otorgadas y que, según la reinspección, aún subsistía una deuda
arancelaria de $65.00.
Sobre
los protocolos de los años 1996 y 1997, conforme a las directrices, los
Inspectores realizaron una inspección, limitada a detectar deficiencias
estrictamente de naturaleza arancelaria. La deficiencia en sellos de Rentas
Internas totalizó la suma de $57,428.00.[21]
Con relación al protocolo del año 1998, la Directora advirtió que no
aparece adherido sello de clase alguna en los instrumentos públicos
autorizados durante ese año. Entre las deficiencias arancelarias
señaladas en la obra notarial incautada que no había podido ser objeto de
inspección y las deficiencias señaladas durante el proceso de inspección,
que hasta el momento del informe no habían sido subsanadas, la deuda
ascendía a un total de $61,363.50.
Según
el referido informe de la Directora, el notario no entregó las actas de
subsanación que alegadamente corrigen varias de las deficiencias señaladas
para los años 1992-1994, a pesar de así requerírselo la Inspectora. Ello
dificultó el concluir la reinspección para tales años. Tampoco entregó los
tomos de los protocolos de diversos años que no estuvieron disponibles al
momento de la incautación, ni los tomos correspondientes de su Registro de
Testimonios, a pesar de solicitárselo la ODIN y haberse comprometido a ello.
La
Directora señaló que el notario continúa en el pleno ejercicio de la
profesión y de sus funciones notariales.[22]
Al mismo tiempo, expresó su preocupación de que la obra del notario consiste
principalmente en cierres para una casa hipotecaria, práctica que genera un
gran volumen de escrituras en su mayoría constitutivas de hipotecas, las
cuales requieren acceso al Registro de la Propiedad para su validez. Por lo
cual, al expedir copias certificadas, el notario expresó falsamente
que en los originales constaban las firmas e iniciales de los otorgantes y
del notario, y los correspondientes sellos de Rentas Internas e impuesto
notarial.
El
22 de febrero de 2000 el notario presentó Réplica sobre Obra Notarial
Incautada aduciendo que la obra notarial siempre estuvo disponible para
ser inspeccionada, así como, que no tuvo una reunión final con la Inspectora
para discutir las faltas. Además, alegó que no existían razones suficientes
para seguir el procedimiento establecido por la Regla 78 del Reglamento
Notarial, supra, y que la ODIN notificó el informe del 15 de noviembre
de 1999 sin haberle dado oportunidad de objetar el mismo y sin darle la
oportunidad de corregir las faltas.
Con
relación a las faltas, el notario expresó que:
la mayoría de las faltas señaladas
son de naturaleza simple, como son las de no haber aplicado el sello notarial
en una página, o la rúbrica notarial, o no haber firmado una nota de saca o
no haber aclarado los medios supletorios para poder identificar a los
comparecientes, o acreditar las facultades del acreedor hipotecario o de su
representante, según dichas reglamentaciones hipotecarias aprobadas en esa
fecha. Estos señalamientos de faltas fueron corregidos, pero no han sido
objetos [sic] de re-inspección [sic]. Estos señalamientos de faltas de
por sí no son razones suficientes para recurrir a este Honorable Tribunal
para que discipline a un Notario [sic]. Por lo menos [,] esa había sido
la práctica hasta que se había realizado nuestro [sic] última inspección.
(Énfasis nuestro.) Réplica sobre Obra Notarial Incautada de 21 de
febrero de 2000, presentada el 22 de febrero de 2000, pág. 3.
El
notario justificó el no haber adherido los sellos “simultaneamente [sic]
con el otorgamiento de las escrituras.” Íd., pág. 6. Adujo que
anteriormente habían desaparecido algunos de los sellos adheridos a las
escrituras, de lo cual “[n]o pod[ía] responsabilizar a los encuadernadores
ni a ninguna otra persona....” Íd.
Por
otra parte, el notario manifestó que la Directora permitió que el
encuadernador terminase la encuadernación del protocolo de 1997 y comenzase
la del 1998.[23]
Mediante escrito de 24 de febrero de 2000, presentado el 25 de febrero, el
notario señaló que coordinó con la Directora los trabajos para corregir las
faltas pendientes. El mismo 24 de febrero la Directora le dio acceso al
notario a los protocolos. A lo que, el notario inmediatamente empezó a
adherir los sellos de Rentas Internas y Notariales.
El
19 de mayo de 2000 la Directora presentó el Informe Final sobre Estado de
Obra Notarial Incautada.[24]
En dicho informe, la Directora aclaró que el mismo complementa el informe
parcial rendido el 8 de febrero de 2000 y que no refleja las correcciones
realizadas por el notario.[25]
Respecto
al protocolo del 1998, la Directora señaló el sinnúmero de faltas que
contiene el mismo, las cuales disfrutan de variedad.[26]
No obstante, el cúmulo total de deficiencias arancelarias es de $78,880.50,
en sellos de Rentas Internas, y de $972.00, en sellos Notariales.
Ante
la gran cantidad de faltas cometidas, en particular aquellas relacionadas con
la falta de firma y/o iniciales,[27]
la Directora expresó su preocupación en cuanto al efecto jurídico con
relación a la posible nulidad o anulabilidad de los documentos públicos.
Tocante a este punto, la Directora sostuvo la necesidad de que determinemos la
aplicación del proceso de subsanación de deficiencias de esta índole.
El
30 de mayo de 2000 el notario presentó un escrito señalando, en esencia, que
había corregido la gran mayoría de las faltas señaladas, incluyendo el
adherir los sellos de Rentas Internas y aranceles notariales a las escrituras
otorgadas en el 1998, para lo cual tuvo que incurrir en deudas considerables.
También indicó que la falta relacionada con la ausencia de mención de
medios supletorios se debía a enmiendas efectuadas en los formularios de
constitución de hipotecas.
Además,
recalcó el hecho de que la falta de firma del representante del acreedor
hipotecario se debe a la dificultad en la obtención de la firma del mismo.[28]
Ante lo cual, señaló que, tan pronto concluyese la revisión y corrección
de todas las faltas, llevaría al representante del acreedor hipotecario a la
ODIN para corregir las escrituras que adolecen de la falta de firma de éste.
Por lo cual, solicitó que en el caso de determinar que la posterior obtención
de la firma no subsana el defecto dicha norma tenga efecto prospectivo.
Luego
de proveer el trasfondo de la situación ante nos, estamos en posición de
resolver.
III
De
entrada, es menester recordar varios principios básicos del Derecho notarial.
El
notario es el conocedor “del Derecho que ejerce una función pública” al
“dar fe y autenticidad conforme a las leyes de los negocios jurídicos
y demás actos y hechos extrajudiciales que ante él se realicen, sin
perjuicio de lo dispuesto en las leyes especiales.” (Énfasis nuestro.) Art.
2 de la Ley Notarial, 4 L.P.R.A. sec. 2002.
El
notario es quien recibe e interpreta la voluntad de los otorgantes, le da
forma legal, redacta los documentos notariales a tal fin y le confiere
autoridad a los mismos. Íd. En el cumplimiento de “dicha función el
notario puertorriqueño representa la fe pública y la ley para todas las
partes.” In re Colón Muñoz, 131 D.P.R. 121, 127 (1992).[29]
Es decir, el notario es guardián de la fe pública. In re Jiménez Brackel,
res. el 11 de mayo de 1999, 99 TSPR 73, 148 D.P.R. ___ (1999), 99 JTS 79, pág.
1015.[30]
Como
es sabido, al autorizar “un documento [el notario] presuntamente da fe y
‘asegura que ese documento cumple con todas las formalidades de ley, formal
y sustantivamente, que el documento es legal y verdadero, y que se trata de
una transacción válida y legítima.’” In re Rivera Alvelo y Ortiz Velázquez,
132 D.P.R. 840, 863 (1993), citando a In re Feliciano Ruiz, 117 D.P.R.
269, 275 (1986).[31] Por lo que, en ese
momento, el documento queda cobijado de la fe pública y de la presunción iuris
tantum de que los actos que ve y oye –vidit et audit- y que lo
consignado por el notario es legal y verdadero. In re Capestany Rodríguez,
res. el 30 de junio de 1999, 99 TSPR 109, 148 D.P.R. ___ (1999), 99 JTS
113, pág. 1339; In re Colón Muñoz, supra, pág. 150; In re Roldán
Figueroa, 129 D.P.R. 718, 721 (1992).
Sobre
el particular, el Art. 2 de la Ley Notarial, supra, dispone que “[l]a
fe pública al [sic] notario es plena respecto a los hechos que, en el
ejercicio de su función personalmente ejecute o compruebe y también respecto
a la forma, lugar, día y hora del otorgamiento.” (Énfasis
nuestro.)
Al respecto, es importante señalar
que, en la ejecutoria de esta función, el notario está obligado a observar
rigurosamente la Ley Notarial, supra –y su reglamento-, los Cánones
de Ética Profesional, 4 L.P.R.A. Ap. IX, y el contrato entre las partes. De
lo contrario, el notario se expone a las sanciones disciplinarias
correspondientes.[32]
In re Vera Vélez, supra.[33]
Las cualidades de autenticidad y validez de un instrumento público están
sujetas a que el notario observe escrupulosamente los requisitos y
formalidades impuestos por la Ley Notarial, supra. Cintrón Ramos v.
Registrador, res. el 13 de noviembre de 1997, 144 D.P.R. ___ (1997), 97
JTS 132, pág. 141; Ramírez Lebrón v. Registrador, 131 D.P.R. 76, 81
(1992); Sucn. Santos v. Registrador, 108 D.P.R. 831, 834 (1979).
Además,
debido a la importancia dentro del tráfico jurídico de bienes, el notario
tiene que ser en extremo cuidadoso, así como desplegar sumo esmero y celo en
su desempeño profesional. In re Capestany Rodríguez, supra; In re
Vera Vélez, supra; In re Torres Olmeda, supra. Esto último
implica que el notario tiene que mantenerse al día y seguir las disposiciones
legales que reglamentan esta profesión, así como la doctrina y
jurisprudencia. In re Torres Olmeda, supra; In re Feliciano Ruiz,
supra.
Luego
de exponer estos principios básicos de la fe pública notarial, corresponde
analizar las deficiencias señaladas por la Inspectora y las actuaciones del
notario respecto a las mismas.
IV
A.
Disponibilidad de la obra notarial sujeta a inspección
La
Regla 77 –Procedimiento ordinario de inspección de Protocolos y Registros-
del Reglamento Notarial, supra, le impone al Inspector el deber de
notificar con antelación razonable la fecha de inicio de la inspección. Además,
establece que no es necesario que el notario esté presente durante la
inspección. No obstante, si se ha de ausentar, el notario tiene la obligación
de proporcionar las “facilidades necesarias” para que la inspección se
lleve a cabo sin interrupciones. Íd. En lo posible, la inspección se
realizará día a día. Íd.
Esta
regla, en su inciso (L), dispone que si la inspección no es concluida por
razones atribuibles al notario, el Inspector presentará al Director de la
ODIN un informe, el cual debe incluir: (1) un resumen de los hechos acaecidos
y (2) copia de los señalamientos hasta el momento. 4 L.P.R.A. Ap. XXIV
R.77(L). Este informe se le notificará al notario.
En
el presente caso, a pesar de la notificación con suficiente tiempo de
antelación, la Inspectora confrontó problemas con el notario para comenzar
la inspección ya que el notario suspendió el inicio de la misma en dos
ocasiones. Para complicar más la situación, luego de comenzada la inspección,
el notario no tenía disponibles los protocolos objeto de la inspección.
A
pesar de concederle varios días para tener disponibles los protocolos, al
tratar de confirmar la fecha para reanudar el examen de la obra notarial, la
Inspectora fue informada que el notario dejó los protocolos encerrados y que
la secretaria no tenía acceso a los mismos.
No
nos persuade el razonamiento del notario de que la Inspectora llegó a una
conclusión incorrecta, al estimar que el notario no estaría presente, ante
lo cual no tendría acceso a la obra notarial. El notario partió de la
premisa que la Inspectora poseía un poder de clarividencia que le adelantase
que él estaría al día siguiente, lo cual su secretaria –mano derecha del
jefe- desconocía. Ante esta situación, la Inspectora actuó conforme a
derecho al rendir el correspondiente informe.[34]
Por lo cual, el notario incurrió en violación a la Ley Notarial, supra,
al no facilitarle la labor de inspección a la Inspectora.
B.
Deber de custodiar y no remover los protocolos
La
Ley Notarial, supra, taxativamente establece que “[l]os protocolos
[le] pertenecen al Estado.” Art. 48 de la Ley Notarial, 4 L.P.R.A. sec.
2072. En reiteradas ocasiones, hemos señalado que el notario es un mero
custodio de los protocolos, encargado de guardarlos celosa y responsablemente
para que no se pierdan y/o deterioren. In re Sánchez Quijano, res. el
7 de junio de 1999, 99 TSPR 88, 148 D.P.R. ___ (1999), 99 JTS 118, pág. 1377;
In re Capestany Rodríguez, supra, pág. 1339; In re Colón Muñoz,
supra, pág. 150. Si dichos protocolos sufren algún perjuicio debido a la
falta de diligencia del notario, éste tiene la obligación de reponerlos o
restaurarlos a sus expensas, sin excluir la posibilidad de la imposición de
medidas disciplinarias. Art. 48 de la Ley Notarial, supra; In re
Antonio Ríos Acosta, 128 D.P.R. 412 (1991).
Así
también, el Art. 53 de la Ley Notarial, 4 L.P.R.A. sec. 2077, terminantemente
prohíbe que el notario remueva los protocolos de la oficina –donde estén
custodiados-, a menos que medie decreto judicial o autorización de la ODIN.
In re Sánchez Quijano, supra.[35]
En
la situación ante nos, al momento de la incautación, se encontró parte de
la obra del notario en la residencia de éste, sin la correspondiente
autorización de la ODIN o decreto judicial. De lo antes expresado, concluimos
que el notario actuó en clara violación a la Ley Notarial, supra.
C.
Deber de encuadernar los protocolos
El
Art. 52 de la Ley Notarial, 4 L.P.R.A. sec. 2076, le impone a los notarios la
obligación de tener los protocolos del año anterior encuadernados a más
tardar para el último día de febrero del año corriente.[36]
En
la situación de autos, según el propio notario, para fines de 1998 estaba
“disponible para su inspección toda la obra notarial debidamente
encuadernada hasta el 1994 y posteriormente el 1995.”[37]
Sin embargo, el 8 de enero de 1999, cuando la Inspectora comenzó el examen de
la obra notarial del 1993, ésta no había sido encuadernada en su totalidad.
Esto es casi cinco (5) años luego del término prescrito por la Ley Notarial,
supra. Además, conforme al informe de la Directora de 8 de febrero de
2000, al momento de la incautación, los protocolos de 1997 y 1998 no estaban
encuadernados.
Esta
actuación obstinada del notario -de no tener los protocolos encuadernados a
tiempo- demuestra su falta de diligencia, celo profesional y responsabilidad.
Además, evidencia un abierto desafío al estricto cumplimiento de la Ley
Notarial, supra, la cual lo expone a sanciones disciplinarias. In re
Colón Muñoz, supra, págs. 164-165. Incluso, tomando en consideración
la escasez y la disponibilidad de los encuadernadores, lo cual podría atenuar
la violación, no hay razón que justifique tener los protocolos sin
encuadernar por varios años.
D.
Falta de mención del estado civil de los otorgantes
Conforme
al último informe de la Directora, muchas escrituras adolecían de faltas
relacionadas con el estado civil de los otorgantes, característica inherente
de una persona.[38] Entre éstas se
encontraban, a saber: (1) la omisión del estado civil de algún otorgante;
(2) la comparecencia de un otorgante casado y la falta del nombre del cónyuge;
y (3) cónyuge no firma ni inicia los folios.
El
expresar el estado civil de los otorgantes “es un requisito sustantivo que
se impone en protección de los otorgantes.” In re Colón Muñoz,
supra, pág. 160. Esta formalidad tiene mucha trascendencia ya que está
relacionada con la capacidad legal de los otorgantes para entrar en un negocio
jurídico, la cual a su vez puede afectar la validez del negocio jurídico.[39]
Dicho requisito está regulado por el Art. 15 de la Ley Notarial, 4 L.P.R.A.
sec. 2033 (Supl. 1999), que reza de la siguiente forma:
[l]a escritura pública, en adición
al negocio jurídico que motiva su otorgamiento y sus antecedentes y a los
hechos presenciados y consignados por el notario en la parte expositiva y
dispositiva contendrá lo siguiente:
. .
. . .
. . .
(d)
[e]l
nombre y apellido o apellidos, según fuere el caso, la edad o mayoridad, estado
civil, profesión y vecindad de los otorgantes, su número de Seguro
Social, de éstos tenerlo, nombre y circunstancias de los testigos, de haber
alguno, según sus dichos. En caso de que cualquiera de estos otorgantes
fuera casado, y no sea necesaria la comparecencia del cónyuge, se expresará
el nombre y apellido de éste aunque no comparezca al otorgamiento. (Énfasis
nuestro.)
El
texto de este artículo es claro en imponerle al notario la obligación de
expresar el estado civil de los otorgantes y de mencionar el nombre completo
del cónyuge, incluso en las ocasiones en que no sea necesario que dicho cónyuge
compareciese. La observancia de esta obligación es esencial “so pena de
defecto de título.” S. Torres Peralta, El Derecho Notarial Puertorriqueño,
Ed. Especial 1995, San Juan, Publicaciones STP, Inc., 1995, pág. 8.12.
Inclusive,
dicha inobservancia dificulta el acceso de los documentos otorgados al
Registro de la Propiedad. El Art. 99.2 del Reglamento General para la Ejecución
de la Ley Hipotecaria y del Registro de la Propiedad (en adelante el
Reglamento Hipotecario), que trata sobre las circunstancias que se expresan en
la primera inscripción, en su séptimo párrafo requiere que se mencionen los
nombres y circunstancias personales de quien(es) proceda(n) inmediatamente
el(los) bien(es) o derecho(s) a inscribirse, “con especificación, cuando se
trate de personas casadas, de los nombres y apellidos de ambos cónyuges.”
30 R.P.R. sec. 870.1092(2)(g).
El
estado civil es un circunstancia esencial para que el Registrador de la
Propiedad califique la capacidad de los otorgantes;[40]
es decir, si el otorgante puede o no transmitir o enajenar el derecho objeto
del negocio jurídico. Por ello, tal detalle debe constar en el documento a
inscribir. Royal Bank of Canada v. Registrador, 104 D.P.R. 400, 403
(1975).[41]
Véase, B. Camy Sánchez-Cañete, Comentarios a la Legislación Hipotecaria,
3ra. ed., Pamplona, Ed. Aranzadi, 1982, V. I, pág. 470.
También
la ausencia de mención del estado civil de un comprador “al momento de
hacer el pago al vendedor, priva al Registrador de un dato esencial de la
inscripción como lo es la naturaleza ganancial o privativa del inmueble
adquirido.” Royal Bank of Canada v. Registrador, supra, pág. 401. De
no expresar el estado civil de los otorgantes, “el asiento registral carece
de certeza de cuál fuera el verdadero titular del inmueble comprado....” Íd.,
pág. 403.
Si
bien, al momento, no se ha levantado planteamiento alguno sobre dificultad
alguna en la inscripción de instrumentos públicos autorizados por el notario,
la omisión de expresar el estado civil de los otorgantes demuestra su craso
desconocimiento de nuestro ordenamiento inmobiliario registral y de la Ley
Notarial, supra.[42]
E.
Falta de número de seguro social de otorgantes
El
Art. 15(d) de la Ley Notarial, supra, requiere que el notario exprese
en el instrumento público, entre otras cosas, el número de seguro social de
cada uno de los otorgantes. La Regla 25 del Reglamento Notarial, supra,
dispone que no es obligatorio mencionar el número de seguro social del cónyuge
no compareciente cuando tal comparecencia no es necesaria.
Cuando
el compareciente interviene como agente del otorgante, el notario “hará
constar el número de seguro social del otorgante representado.” S. Torres
Peralta, op. cit., pág. 8.15. En dicha situación, el notario no tiene
que incluir “el número de seguro social de quien comparece en carácter
representativo....” Regla 25 del Reglamento Notarial, supra. En
cambio, cuando el otorgante es una persona jurídica, el notario debe incluir
el número de seguro social patronal de la misma, si lo tiene. Íd.
Si
un otorgante se rehúsa a informar su número de seguro social o no tiene un número
de seguro social asignado, el notario debe hacer constar tal circunstancia en
la escritura pública. S. Torres Peralta, op. cit., pág. 8.16.
En
el caso ante nos, el notario omitió expresar el número de seguro social de
los otorgantes en varias escrituras. Sorprendentemente, dentro de esas
ocasiones, el número que el notario olvidó incluir fue el número de seguro
social patronal de la casa de financiamientos hipotecarios para la cual,
ordinariamente, efectuaba los cierres. Ante esta situación, el notario no ha
mencionado motivo alguno que justificase el violar dicho principio notarial,
si alguno existiese. Situaciones como ésta demuestran el craso menosprecio
para con el cumplimiento de la Ley Notarial, supra, y su Reglamento, supra,
y la cicatería de algunos abogados, los cuales aparentan no recordar que la
notaría es una profesión que debe ejercerse con sumo celo y cuidado.[43]
F.
Falta de acreditación de las facultades de un
representante-compareciente
Antes
de entrar a discutir la falta señalada, es necesario reiterar que todo
notario tiene la obligación de asegurarse de la capacidad de las partes, de
manera que se observen todos los requisitos del contrato. In re Feliciano
Ruiz, supra, pág. 276.
El
Art. 18 de la Ley Notarial, 4 L.P.R.A. sec. 2036, le impone al notario el
deber de expresar el carácter de las personas que intervienen en el
otorgamiento del instrumento público. Dicho artículo dispone lo siguiente:
[e]l
notario expresará la intervención de los otorgantes, haciendo constar si lo
hacen en su propio nombre o en representación de otro, salvo cuando la
representación emane de la ley, en cuyo caso acreditará la investidura del
otorgante, excepto que la misma sea de conocimiento general, en cuyo caso podrá
tomar el notario conocimiento de ello, haciéndolo así constar.
El
representante suscribirá el documento con su propia firma sin que sea
necesario que anteponga el nombre de su representado, ni use la firma o razón
de la entidad que represente.
Sobre
la acreditación de un representante-compareciente, el Art. 19 de la Ley
Notarial, 4 L.P.R.A. sec. 2037, en lo pertinente, ordena que:
[t]odo
otorgante que comparezca en representación de otra persona deberá siempre
acreditar ante el notario su designación con los documentos fehacientes,
salvo que exista la conformidad expresa de los otorgantes. La eficacia plena
de la escritura quedará subordinada a la presentación de prueba documental
de la representación alegada.
La
Regla 28 del Reglamento Notarial, supra, que trata sobre la acreditación
de la capacidad representativa voluntaria de un compareciente, además de
recoger lo dispuesto por el Art. 19 de la Ley Notarial, supra, en su
segundo párrafo, según enmienda de 25 de marzo de 1997, expresaba que:
“[e]l
Notario, a su discreción, podrá relacionar en la escritura el documento que
le ha sido mostrado y que acredita la capacidad representativa de un
compareciente, salvo que deberá relacionar tal referencia en la escritura
cuando fuere solicitada por alguno de los comparecientes.” (Énfasis
omitido.) In re Emda. Regl. Notarial, res. el 25 de marzo de 1997, 142
D.P.R. ___ (1997), 97 JTS 37, págs. 800-801.[44]
Por
último, dicha regla preceptúa que el notario debe consignar expresamente en
la escritura si el representante no acredita su capacidad para otorgar la
escritura pública. En dicho supuesto, el notario manifestará que los
comparecientes le comunicaron su anuencia para que el instrumento público sea
autorizado y para que, posteriormente, se presente prueba fehaciente de tal
capacidad. Íd. Así también, el notario está obligado a consignar
“en la escritura que hizo a todas las partes la advertencia sobre la
eficacia en suspenso de la escritura.” Íd.
Conforme
a lo antes expuesto, las enmiendas a la Regla 28 del Reglamento Notarial, supra,
no afectaron el deber del notario de acreditar las facultades del
representante para otorgar el negocio jurídico.[45]
No obstante, del 25 de marzo de 1997 al 22 de febrero de 2000, no tenía la
obligación de incluir en la escritura referencia alguna del hecho de
acreditación, salvo cuando dicha acreditación no se hubiese llevado a cabo.
En tal caso, era suficiente consignar expresamente tal hecho, así como que
los demás otorgantes dieron su aquiescencia al otorgamiento de la escritura y
que la eficacia jurídica de la escritura queda en suspenso hasta tanto se
efectúe la acreditación. Sin embargo, la mejor práctica hubiese sido
incluir una referencia del documento que acredita la capacidad del
representante para otorgar el documento.
Cabe
aclarar que para los instrumentos públicos otorgados luego de la vigencia del
Reglamento Notarial, después del 1 de agosto de 1995 hasta el 25 de marzo de
1997, era necesario que “el notario consigna[se] en la escritura el tipo de
documento que se le ha[bía] presentado, así como la fecha de tal documento y
el nombre del notario autorizante, de existirlo.” 4 L.P.R.A. Ap. XXIV R.28.[46]
En
el caso ante nos, según consta de los informes sometidos por la ODIN, en
varias escrituras, el notario no hizo constar expresamente haber acreditado
las facultades de los representantes de la casa hipotecaria para otorgar los
instrumentos públicos. Sin embargo, si el notario efectivamente acreditó las
facultades del representante, no estaba obligado a hacer expresión alguna
sobre tal hecho, aunque la nueva enmienda así lo requiera, ya que ésta aun
no estaba vigente.[47]
Por
otra parte, el notario sólo tenía el deber de hacer mención de la no
acreditación. Si realmente no acreditó las facultades del representante, el
notario estaba obligado a que le acreditaran tales capacidades y así
expresarlo en un documento aparte para que la escritura otorgada anteriormente
cobrase eficacia jurídica. Al no tener los elementos de juicio necesarios, no
podemos determinar si el notario violó las disposiciones relacionadas con
este asunto.
G.
Falta del segundo apellido de un compareciente
En
relación a la conveniencia de expresar en una escritura pública los dos
apellidos de los otorgantes, antes de la aprobación de la actual Ley Notarial,
supra, dispusimos lo siguiente:
[n]o hay duda de que en Puerto Rico
existen muchas personas que responden a un mismo nombre y apellido. Ello, como
sabemos, debido a que hay apellidos que son muy comunes en nuestra tierra.
Nuestro sistema de derecho registral está predicado en la certeza y corrección
de sus inscripciones. Los asientos del Registro deben ser lo más completos y
claros que sea posible. Ello evita confusión y la comisión de errores. El
expresar el nombre completo y los dos apellidos de los otorgantes en una
escritura pública no resulta gravoso ni para éstos ni para el notario
autorizante. (Énfasis nuestro.) Acevedo v. Registrador, 115 D.P.R.
461, 462 (1984).[48]
Nuestra
Ley Notarial, supra, en su Art. 15, supra, requiere que el
notario exprese “[e]l nombre y apellido o apellidos, según fuere el caso...de
los otorgantes, ...nombre y circunstancias de los testigos....” Por su parte,
la Regla 25 del Reglamento Notarial, supra, recoge lo expresado en Acevedo
v. Registrador, supra, y, en lo pertinente, señala que:
[e]l
notario expresará el nombre completo de los comparecientes. El mismo
comprende los dos apellidos de éstos. Podrá indicar, además, los otros
nombres y apellidos por los que fueren conocidos. La comparecencia con el uso
de una letra o con un solo apellido será considerado como que constituye el
nombre completo del compareciente. (Énfasis nuestro.)
Es
meritorio destacar que debido a la importancia de los nombres en el sistema
inmobiliario registral, el Art. 99.4 del Reglamento Hipotecario requiere que
los titulares registrales “apare[zcan] de los documentos presentados con
el nombre y todos los apellidos que consten del Registro.” (Énfasis
nuestro.) 30 R.P.R. sec. 870.1092(4). A su vez, también requiere que en los
asientos “se design[en] los titulares con el nombre y todos los apellidos
que aparezcan en los títulos que se presenten, sin que sea permitido al
Registrador añadir o quitar ninguno.” Íd.
Conforme
a lo aquí dispuesto, el notario tenía la obligación de expresar el nombre
completo –incluyendo el segundo apellido- de cada uno de los otorgantes,
siempre que fuese posible, ya que, por lo general, el requerirle el segundo
apellido a éstos no es oneroso para ninguna de las partes. Al no hacerlo, el
notario violó tanto la Ley Notarial, supra, como el Reglamento
Notarial, supra, y, en los casos de hipotecas, también el Reglamento
Hipotecario. Además, dicha actuación demuestra el desprecio para con las
sutilezas que conlleva la práctica de la notaría. En los casos en que no se
exprese el segundo apellido de un otorgante, el notario debe hacer constar tal
circunstancia.
H.
Falta de dación de fe del conocimiento de los otorgantes o, en su
defecto, del uso de medios supletorios
Como
custodio de la fe pública, la función principal de un notario al autorizar
un documento es el dar fe de que el documento cumple con las leyes y la
jurisprudencia establecida y de que lo expresado allí es legal y verdadero.
Según señaláramos anteriormente, esta dación de fe causa que el documento
autorizado esté revestido de una presunción iuris tantum de legalidad.
In re Capestany Rodríguez, supra; In re Colón Muñoz,
supra, pág. 150; In re Roldán Figueroa, supra.
Como
corolario, es necesario que el notario se asegure que quienes comparecen son
quiénes dicen ser y, así, lo exprese –en esto estriba la importancia de la
fe de conocimiento-,[49]
de lo contrario “sobran los notarios.” Cintrón Ramos v. Registrador,
supra, pág. 143; In re Medina Lugo, 136 D.P.R. 120, 124 (1994); In
re Rodríguez Gerena I, 132 D.P.R. 693, 697 (1993); In re Feliciano
Crespo, 132 D.P.R. 69, 71 (1992). Para alcanzar dicho objetivo, en Sucn.
Santos v. Registrador, supra, pág. 837, expresamos que:
[e]l mecanismo para lograr [la]
correspondencia real y legítima entre persona y firma, es exigiendo la ley la
comparecencia y conocimiento por el notario. En otras palabras, la fe de
conocimiento persigue evitar la suplantación de las partes en el otorgamiento.[50]
Concerniente
al conocimiento de los otorgantes por parte del notario, este último tiene el
deber de consignar expresamente en el documento público su conocimiento
personal de los otorgantes. Art. 15 de la Ley Notarial, supra; Regla 29
del Reglamento Notarial, supra. No es necesario que el notario adquiera
este conocimiento a través de una relación previa sino que “basta [con] el
conocimiento que el notario deriva de su juicio crítico a través de su
relación y su observación de los comparecientes en etapas preliminares al
otorgamiento.” Regla 29 del Reglamento Notarial, supra.[51]
Ante
lo cual, en ausencia de conocimiento personal, y, sólo ante tal circunstancia,
entran en juego los medios supletorios para identificar a los comparecientes. Cintrón
Ramos v. Registrador, supra, págs. 143, 145; Ramírez Lebrón v.
Registrador, 131 D.P.R. 76, 89 (1992). En tal supuesto, el notario tiene
que dejar expresamente establecido que se aseguró de la identidad de los
comparecientes mediante los medios supletorios de identificación. Art. 15(e)
de la Ley Notarial, supra; Regla 29 del Reglamento Notarial, supra.
A su vez, el notario también tiene que “ha[cer] constar en la escritura que
otorga el método supletorio específico de identidad que utilizó para
cerciorarse....” Ramírez Lebrón v. Registrador, supra, pág. 90. Véase
también, Regla 30 del Reglamento Notarial, supra.
El
Art. 17 de la Ley Notarial establece los siguientes medios supletorios de
identificación, a saber: (1) la afirmación de un testigo de conocimiento,
quién será responsable de la identificación del otorgante, y, a su vez, el
notario es responsable de la “identidad del testigo”;[52]
(2) “[l]a identificación de una de las partes contratantes por la otra,
siempre que de esta última dé fe de conocimiento el notario”; y, (3) la
identificación mediante documentos oficiales con foto y firma –emitidos por
Estado Libre Asociado de Puerto Rico, los Estados Unidos, o por uno de los
estados de la Unión- “o por pasaporte debidamente expedido por autoridad
extranjera.” (Énfasis nuestro.) 4 L.P.R.A. sec. 2035. Véase también,
Regla 30 del Reglamento Notarial, supra.
En
síntesis, la fe de conocimiento se consuma a través de los siguientes tres
(3) elementos, a saber: “(1) la comparecencia física de cada uno de los
otorgantes ante el notario autorizante; (2) que sea en presencia de dicho
funcionario que se otorgue el acto notarial; y (3) que el notario conozca a
cada uno de los otorgantes, o en su defecto, que se asegure de su identificación
mediante la utilización subsidiaria de los medios supletorios que permite el
artículo 17 de la Ley Notarial vigente.” (Énfasis suprimido.) Cintrón
Ramos v. Registrador, supra, pág. 143. De esta forma se dificulta “la
suplantación de las partes en el otorgamiento” de una escritura pública. (Énfasis
suprimido.) In re Ramos Vélez, res. el 1 de junio de 2000, 2000 TSPR
82, 151 D.P.R. ___ (2000), 2000 JTS 94, pág. 1244; Cintrón Ramos v.
Registrador, supra; In re Medina Lugo, supra; In re Rodríguez
Gerena I, 132 D.P.R. 693, 697 (1993).
Aplicando
lo aquí expuesto al caso de autos, el notario violó la Ley Notarial, supra,
e incurrió en negligencia crasa al no dar fe del conocimiento de los
otorgantes, o en su defecto, del uso de medios supletorios. Así también, el
notario incumplió con su deber al autorizar documentos públicos en los
cuales no conocía al testigo de conocimiento. Además de estar sujetas a
severas sanciones, dichas omisiones causan la anulabilidad de dichos
documentos. Art. 35 de la Ley Notarial, 4 L.P.R.A. sec. 2053. Véase, Cintrón
Ramos v. Registrador, supra, pág. 147. Igualmente, el notario violó la
Ley Notarial, supra, al autorizar escrituras donde comparecía una
persona no firmante, como representante de la casa hipotecaria, y aparecía un
firmante que no comparece, un representante distinto. Estas últimas podrían
ser nulas ya que el Art. 34 de la Ley Notarial, 4 L.P.R.A. sec. 2052, dispone
que un documento público es nulo, entre otras cosas, si no aparece la firma
de algún compareciente que debió haber firmado.
I.
Utilización de testigos instrumentales prohibidos
Un
testigo instrumental es aquél “que presencia el acto de lectura, de
consentimiento, firma y autorización del instrumento público a requerimiento
de las partes o del notario autorizante, o cuando alguno de los otorgantes no
sepa o no pueda leer o firmar.” Regla 31 del Reglamento Notarial, supra.
Véase, Art. 20 de la Ley Notarial, 4 L.P.R.A. sec. 2038.
Conforme
al Art. 22 de la Ley Notarial, puede ser testigo -en un instrumento notarial-
aquél que: (1) sea mayor de edad, (2) tenga capacidad, y (3) sepa y pueda
leer y firmar. 4 L.P.R.A. 2040. A renglón seguido, dicho artículo dispone
que “[n]o podrán ser testigos instrumentales los empleados del notario
autorizante, ni los parientes del notario o de las partes interesadas, dentro
del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad.” Íd.
En
su informe, la Directora puntualizó que el notario querellado autorizó
escrituras empleando testigos instrumentales dentro de las prohibiciones
impuestas por la Ley Notarial, supra.[53]
Ciertamente, la intervención del notario en el otorgamiento de dichos
instrumentos públicos demuestra un pobre conocimiento de los principios básicos
del derecho notarial, así como una crasa negligencia e indiferencia de su
parte. Es principio harto conocido que la práctica de la notaría requiere de
un cuidado extremo. Dicha actuación impropia constituye una falta grave -afecta
la eficacia de los documentos, In re Ramos Vélez, supra- que conlleva
su nulidad. Art. 34 de la Ley Notarial, 4 L.P.R.A. sec. 2052; Regla 33 del
Reglamento Notarial, supra; In re Martínez Ramírez, supra.
Este quebrantamiento de la Ley Notarial, supra, acarrea severas
sanciones.
J.
Ausencia de dación de fe de unidad de acto
Íntimamente
relacionado con lo anterior, se requiere unidad de acto siempre y cuando
comparece un testigo instrumental en el otorgamiento de un instrumento público.
Regla 35 del Reglamento Notarial, supra. Cuando ello ocurre, el notario,
bajo su fe notarial, tiene que hacerlo constar en la escritura. Íd.;
Art. 24 de la Ley Notarial, 4 L.P.R.A. sec. 2042.
Del
informe de la Directora surge que el notario no dio fe de la unidad de acto
cuando ello era necesario ya que estaban presentes testigos instrumentales.
Dicho proceder claramente transgrede los preceptos impuestos por la Ley
Notarial, supra.
K.
Falta del valor de la hipoteca en caso de ejecución
Reiteradamente,
hemos señalado que el precio de tasación acordado por las partes en la
escritura de constitución de hipoteca es el precio o tipo mínimo a usarse
tanto en el procedimiento sumario de ejecución de hipoteca como en el
ordinario. Rodríguez Morales v. Registrador, supra, pág. 546; Arroyo
v. Ortiz y Franco, 133 D.P.R. 62, 69 (1993). Véase, Artículo 221 de la
Ley Hipotecaria, 30 L.P.R.A. sec. 2721.[54]
Por ello, para poder llevar a cabo “la ejecución y cobro de un crédito
hipotecario” ya sea mediante al procedimiento ordinario o el sumario,
“[es] indispensable que en la escritura de constitución de la hipoteca se
determine el precio en que los interesados tasen la finca o derecho real
hipotecado....” Art. 179 de la Ley Hipotecaria, 30 L.P.R.A. sec. 2575; Rodríguez
Morales v. Registrador, supra.
Por
su parte, el Art. 87 de la Ley Hipotecaria en los casos de constitución de
hipoteca, requiere que en la inscripción de dicha hipoteca se exprese, entre
otras, el valor asignado en caso de subasta. 30 L.P.R.A. sec. 2308.[55]
Ello unido a que la ausencia de mención de dicho valor no cumple con el
principio de especialidad que rige el derecho registral inmobiliario,[56]
colegimos que es requisito sine qua non para la inscripción de una
hipoteca el que notario haga constar en la escritura de constitución el
precio de tasación que acuerden las partes.
En
la situación de autos, en la Escritura Núm. 699 del protocolo de 1992, entre
otras, el notario no indicó el valor de la propiedad en el caso de ejecución.
Dicha omisión constituye una falta grave ya que la hipoteca al no ser
inscribible carece de eficacia jurídica. In re Ramos Vélez, supra. Lo
cual, lo expone a sanciones disciplinarias. Ello porque, aunque hoy dejamos
claro que dicho defecto causa la nulidad de una hipoteca, entendemos que de
nuestros pronunciamientos anteriores surgía la necesidad de expresar en la
escritura de constitución un tipo mínimo de remate para los casos de
subastas. Así también, la Ley Hipotecaria, supra, recalca la obligación
de ello. Por último, un notario dedicado a cierres hipotecarios debe ser más
consciente de que de no expresarse el precio de tasación no puede ejecutarse
la hipoteca.
L.
Falta de firma de los otorgantes y/o testigos
Otra
de las deficiencias recurrentes cometida por el notario es la autorización de
escrituras públicas carentes de la firma de los otorgantes y/o testigos.
La
firma es un requisito fundamental en una escritura pública ya que demuestra
la “aprobación [por parte del firmante] del texto escrito que antecede.”
Sucn. Santos v. Registrador, supra, pág. 837. El Art. 16 de la Ley
Notarial dispone que “[l]os otorgantes y los testigos firmarán la escritura
y [,] además [,] estamparán las letras iniciales de su nombre y apellido o
apellidos al margen de cada una de las hojas del instrumento, las cuales
rubricará y sellará el notario.” 4 L.P.R.A. sec. 2034. Por lo que, cuando
el notario autoriza una escritura sin las firmas de los otorgantes y/o
testigos está quebrantando la Ley Notarial, supra.[57]
La
ausencia de la firma de las partes y testigos acarrea la nulidad del
instrumento público. En lo concerniente, el Art. 34 de la Ley Notarial,
supra, preceptúa que:
[s]erán
nulos los instrumentos públicos:
.
. .
. . . .
.
(3)
En que no aparezcan las firmas de las partes y testigos
cuando deban hacerlo, y la firma del notario. (Énfasis nuestro.)
La
omisión de la firma de uno o más de los otorgantes y/o testigos es una falta
grave que causa un gran perjuicio a los otorgantes. Éstos quedan defraudados
ya que -luego de depositar su confianza en el notario para que éste plasmase
sus voluntades y las revistiese con su fe pública- el documento otorgado es
nulo. Este tipo de falta es contraproducente ya que engendra una incertidumbre
que se supone que no exista luego de acudir ante el notario para otorgar el
instrumento público. Aunque esta falta podría deberse a la inadvertencia de
los comparecientes, es el notario quien tiene la responsabilidad de que se
observen todas las solemnidades requeridas y de que el documento cumpla con
todos los requisitos exigidos por ley. La responsabilidad del notario por la
gestión notarial es personal e indelegable. In re Torres Olmeda,
supra, pág. 959; In re Vargas Hernández, supra, pág. 608; In re
Rivera Alvelo y Ortiz Álvarez, supra, pág. 864. Por lo que, dicha
actuación acarrea serias sanciones disciplinarias. In re Sánchez Quijano,
supra; In re Colón Muñoz, supra; In re Platón, 113 D.P.R.
273, 274 (1982).
Por
razones obvias, en la situación de autos como las escrituras ya fueron
otorgadas, las firmas necesarias no podrán ser tomadas dentro del mismo día
natural –Art. 28 de la Ley Notarial, supra- o en el momento del
otorgamiento –de haber comparecido testigos instrumentales.[58]
Para corregir la situación es necesario el otorgamiento de una nueva
escritura ya que la ausencia de las firmas causa la nulidad formal radical
total de la escritura.
M.
Falta de iniciales de los otorgantes y/o testigos
Conforme
al último informe, la Directora expresó su preocupación de que, a su
entender, nuestros pronunciamientos anteriores no han establecido claramente
la norma sobre la falta de iniciales –sin estar presente simultáneamente la
falta de firmas.[59]
La
Ley Notarial, supra, requiere que los otorgantes y los testigos
estampen sus iniciales en cada una de las páginas del documento. Art. 16 de
la Ley Notarial, supra.[60] Esto es así ya que
“[l]as iniciales garantizan el consentimiento de los comparecientes en cada
folio de la escritura y protegen contra el fraude.” P. Malavet Vega, Manual
de Derecho Notarial Puertorriqueño, 2da ed., Rep. Dom., Ed. Corripio,
1994, pág. 97.
Sobre
el particular, la Profesora Sarah Torres Peralta comenta que:
“[l]a
omisión de las iniciales de los otorgantes en cada uno de los folios de la
escritura pública es una falta notarial grave. Las iniciales forman
parte integrante de la firma, cuya omisión tiene efecto de nulidad absoluta
del documento. La ausencia de iniciales en los folios del instrumento
equivale a la ausencia de firma, en cuyo caso, debe derrumbarse el instrumento
completo. (Énfasis nuestro.) S. Torres Peralta, op. cit., pág.
13.11.
De
lo antes expresado, podríamos colegir que la falta de iniciales en alguna o más
páginas causa la nulidad del documento.
No
obstante, la Regla 45 del Reglamento Notarial, supra, deja claro que
la falta de iniciales causa la anulabilidad del documento. Dicha regla
estipula que:
[a]demás
de los casos expresados en la ley, serán anulables, sin afectar el negocio
jurídico, los instrumentos en que falten:
(A)
[l]as
iniciales de uno o más de los comparecientes o las huellas de algún
otorgante, en caso de ser necesarias, al margen de uno o más folios o,
(B)
las
estampillas correspondientes.
La
ausencia de iniciales en uno o más folios del documento –en cuanto sea
posible- puede ser corregida mediante una escritura de rectificación. Sin
embargo, ello no es eximente para el notario de la correspondiente sanción
disciplinaria por haber violado la Ley Notarial, supra.
N.
Falta de la firma del notario
Diáfanamente,
el Art. 34 de la Ley Notarial, supra, establece que los documentos en
los que no conste la firma del notario son nulos.[61]
Sin lugar a dudas, este tipo de defecto sólo es atribuible al notario. El
mismo demuestra la falta de diligencia y celo profesional del notario.
En
su informe, la Directora destacó que varias escrituras autorizadas por el
notario carecían de la firma de éste.[62]
A tenor de lo antes expuesto, en la situación ante nos, el notario violó la
Ley Notarial, supra, al incurrir en dicha falta grave.
O.
Falta del sello y rúbrica
De
acuerdo al Art. 16 de la Ley Notarial, supra, y a la Regla 34 del
Reglamento Notarial, supra, el notario tiene la obligación de imprimir
su sello y estampar su rúbrica en cada de los folios del instrumento
autorizado. Incluso, tanto la Ley Notarial, supra, como el Reglamento
Notarial, supra, le imponen al notario el deber de sellar y rubricar
cada una de las páginas de la copia certificada.[63]
Este tipo de conducta constituye una crasa violación a la Ley Notarial, supra.[64]
P.
Deficiencias en sellos
De
todos los informes de la Directora, el común denominador es la deficiencia en
sellos, es decir, el dejar de adherir y cancelar los sellos –tanto de Rentas
Internas como el Notarial- al momento de autorizar los documentos.
En
lo pertinente, el Art. 10 de la Ley Notarial dispone que:
[s]erá
deber de todo notario adherir y cancelar en cada escritura original que
otorgare y en las copias certificadas que de ella se expidieren los
correspondientes sellos de Rentas Internas y un sello que el Colegio de
Abogados de Puerto Rico adoptará y expedirá por valor de un dólar ($1) cuyo
producto de venta ingresará en los fondos de dicho Colegio. 4 L.P.R.A. sec.
2021.[65]
Este
deber del notario de adherir y cancelar los sellos es simultáneo al momento
de autorizar un instrumento público. In re Merino Quiñones, 115 D.P.R.
812, 813-814 (1984). Es doctrina reiterada que, al no actuar de esa forma, el
notario incurre en una falta grave, la cual lo expone a serias sanciones
disciplinarias. In re Sánchez Quijano, supra, pág. 1377; In re
Capestany Rodríguez, supra, pág. 1339. Incluso, dicha falta podría
constituir el delito de apropiación ilegal. In re Sánchez Quijano,
supra; In re Juan Capestany Rodríguez, supra; In re Colón Muñoz,
supra, pág. 155.
Al
mismo tiempo, es importante subrayar que, la omisión de adherir y cancelar
los correspondientes sellos deja en entredicho la validez de los instrumentos
–incluso, la de las copias certificadas- ya que los mismos son anulables
hasta que dichos sellos sean adheridos y cancelados. In re Capestany Rodríguez,
supra; In re Colón Muñoz, supra, pág. 156, In re Ralat Pérez,
124 D.P.R. 745, 747 (1989).
No
nos convence el argumento del notario de que no adhería los sellos hasta
encuadernar los protocolos debido a que, anteriormente, habían desaparecido
sellos ya adheridos. Nuevamente, reiteramos que dicha obligación es coetánea
al momento de autorizar un documento público. Además, según señaláramos
previamente, el notario tiene el deber de custodiar y proteger la integridad
de los protocolos.
En
el caso ante nos, el notario -en su afán por autorizar un sinnúmero de
escrituras- dejó de adherir y cancelar la friolera de $57,428.00 –sólo
en sellos de Rentas Internas, en los protocolos de 1996 y 1997. Para el 1998,
el notario no adhirió ni canceló sellos de clase alguna en las escrituras.
Por lo cual, la cantidad para dicho año ascendió a la suma de $78,880.50
en sellos de Rentas Internas y de $972.00 en sellos notariales.
Dicho
proceder es muestra de su desdén al cumplimiento de la Ley Notarial, supra.
Esa actitud también es testimonio del craso desconocimiento del notario de
nuestros pronunciamientos sobre el particular, lo cual lo hace objeto de las más
severas sanciones.[66]
En
adición, y más preocupante aún, es que la fianza notarial -$15,000.00- la
cual responde preferiblemente por los sellos de rentas internas y por los
gastos necesarios para proteger el Protocolo del notario, es por lo menos ocho
(8) veces menor que la cantidad adeudada en sellos –sólo tomando en
consideración el 1996, 1997 y 1998.[67]
Véase, Art. 7 de la Ley Notarial, 4 L.P.R.A. sec. 2011. Un notario que deja
de adherir sellos por una cantidad mayor a la fianza notarial constituye una
amenaza -para el tráfico jurídico de los bienes inmuebles así como para los
que habitualmente utilizan sus servicios- al igual que aquel notario que no
haya prestado tal fianza. In re Ribas Dominicci I, supra, pág. 499.
Q.
Ausencia de nota de saca
Cada
vez que un notario expide una copia certificada tiene que hacerlo constar
mediante una nota –conocida como nota de saca o nota de expedición de copia-
al margen de la escritura matriz. En dicha nota debe expresar: (1) el nombre
de la persona a favor de quien expidió la copia certificada, (2) la fecha, y
(3) el número correspondiente a esa copia tomando en consideración las
expedidas. Art. 41 de la Ley Notarial, 4 L.P.R.A. sec. 2063; In re Colón
Muñoz, supra, págs. 161-162. El notario tiene la obligación de firmar
la nota de saca. Regla 51 del Reglamento Notarial, supra.
Según
el informe de la Directora, un gran número de escrituras carecen de la firma
del notario en la nota de saca e, incluso, algunas no tienen nota de saca. Al
expedir copias certificadas con rapidez, pero sin tomar las precauciones
necesarias, el notario claramente incurrió en conducta violatoria a la Ley
Notarial, supra.
R.
Nota de saca a favor de un no compareciente
Conforme
a lo anteriormente expresado, al expedir una copia certificada, el notario
tiene que hacer constar en la nota de saca, entre otras cosas, el nombre de la
persona a favor de quien expidió dicha copia. Art. 41 de la Ley Notarial, supra.
Respecto a esto último, el ordenamiento notarial delimita las personas con
derecho a obtener copia certificada del instrumento público, a saber: (1) los
otorgantes; (2) los causahabientes de los otorgantes; (3) los representantes
de los otorgantes; (4) “[l]a[s] persona[s] a cuyo favor resulte del
documento matriz algún derecho, o por acto distinto a éste...”; (5) aquéllos
que le acrediten al notario “tener interés legítimo en el documento para
el ejercicio de un derecho, facultad o acción, o para acreditar la celebración
del acto contenido en el instrumento”; y, (6) el Registrador de la Propiedad.
Regla 47 del Reglamento Notarial, supra. Véase, Art. 43 de la
Ley Notarial, 4 L.P.R.A. sec. 2065.[68]
Por lo que, no es necesario que una persona sea otorgante para que tenga
derecho a obtener copia certificada.
En su Informe, la Directora se limitó a señalar que el notario expidió
copia certificada a personas no comparecientes. Ello no permite que
determinemos si el notario incurrió en violación alguna relacionada con esto.
S.
Ausencia de nota de apertura y falta de firma y sello en la nota de
apertura del protocolo
El
Art. 50 de la Ley Notarial le exige al notario que cada año incluya una nota
de apertura del protocolo en el primer folio del primer documento. 4 L.P.R.A.
sec. 2074; Regla 54 del Reglamento Notarial, supra. La importancia de
esta nota estriba en que “[c]on ella se identifica el inciso de un protocolo
con especificación de la fecha exacta.” In re Colón Muñoz, supra,
pág. 162. Así también, el notario tiene la obligación de firmar,
signar, sellar, rubricar y fechar dicha nota de apertura.[69]
En
caso de que el protocolo esté compuesto por más de un (1) tomo, el notario
tiene la obligación de incorporar una nota de apertura en cada tomo adicional.
Art. 51 de la Ley Notarial, 4 L.P.R.A. sec. 2075. A pesar de no requerirlo
explícitamente, interpretando conjuntamente el Art. 50[70]
y el Art. 51 de la Ley Notarial, supra,[71]
colegimos la obligación del notario de firmar, signar, sellar, rubricar y
fechar la nota de apertura de cada tomo.
Conforme
al Informe de la Directora, las escrituras adolecían de las siguientes faltas,
entre otras: (1) ausencia de sello en la nota de apertura del protocolo de
1992, (2) ausencia de la nota de apertura, y (3) notas de apertura de tomo
incompletas.[72] Este tipo de falta
evidencia la falta de cuidado y celo profesional del notario.
T.
Ausencia de sello y firma en la nota de cierre de tomos de un protocolo
Estrechamente relacionado con lo
anterior, el Art. 50 de la Ley Notarial, supra, establece la
responsabilidad del notario de incluir una nota de cierre en la última página
del último instrumento del protocolo. Por otra parte, el Art. 51 de la Ley
Notarial, supra, preceptúa lo mismo, pero en relación a cada tomo del
protocolo. Ambas notas también tienen que ser selladas, firmadas, signadas,
rubricadas y fechadas.
Aplicando esto a los autos,
colegimos que el notario violó la Ley Notarial, supra, al no firmar y
sellar la notas de cierre de los tomos. Más grave aún, existen tomos donde
el notario no incluyó la correspondiente nota de cierre.
U.
Escrituras con espacios en blanco
Ciertamente,
la Ley Notarial, supra, no tolera que se autoricen documentos donde
existan espacios en blanco sin inutilizar. Específicamente, el Art. 27 de la
Ley Notarial, 4 L.P.R.A. sec. 2045, en lo pertinente, expresa que no “podrán
usarse abreviaturas ni dejarse espacios en blanco en el texto....” El dejar
espacios en blanco sin inutilizar crea incertidumbre sobre la autenticidad del
instrumento público ya que el mismo podría ser alterado. In re Colón Muñoz,
supra, pág. 165.
De acuerdo a la Directora, el notario en cuestión autorizó varias escrituras donde dejó espacios en blanco sin inutilizar. Sin embargo, nos llama la atención la Escritura Núm. 547 otorgada en 1992. En dic