A. El(la) Secretario(a) del Tribunal será responsable del buen manejo de su oficina, con la ayuda del personal bajo su supervisión. Su oficina estará abierta al público desde las 8:30 de la mañana hasta las 5:00 de la tarde, pero el Tribunal se considerará siempre abierto a fines de expedir cualquier mandamiento. El(la) Secretario(a) está autorizado para aumentar las horas de oficina a todos(as) o a algunos de sus empleados(as) cuando así lo requiera el trabajo del Tribunal.

B. El(la) Secretario(a) no podrá tomar posesión de su cargo hasta que haya prestado la fianza exigida por ley.

C. Será deber del(la) Secretario(a) recibir y archivar todos los autos, copias y otros escritos y documentos que se le presenten con tal objeto, foliar todos los expedientes, guardarlos con la debida seguridad y desempeñar las demás funciones que correspondientes a su cargo.

D. El(la) Secretario(a) velará por que todos los escritos que se presenten al Tribunal cumplan con las disposiciones de este Reglamento. Cuando cualquier escrito no cumpla con dichas disposiciones, el(la) Secretario(a) anotará el hecho de su presentación, pero lo devolverá, reteniendo sólo una copia con un señalamiento de las deficiencias encontradas, las cuales deberán corregirse dentro del términos jurisdiccional o de estricto cumplimiento, según fuere el caso. Esta disposición no releva al(a la) abogado(a) de su responsabilidad de perfeccionar el recurso dentro del términos jurisdiccional o de estricto cumplimiento, según fuere el caso.

E. El(la) Secretario(a) expedirá copias certificadas de los expedientes y documentos públicos bajo su custodia, a solicitud y previo pago de los derechos que fija la ley. De la misma manera, expedirá copia certificada de las traducciones que se hayan hecho de dichos documentos en la forma que dispone la Sección 2 de la Ley Núm. 87 de 31 de mayo de 1972, la cual enumera los deberes del Negociado de Traducciones.

F. El(la) Secretario(a) archivará y conservará todos los acuerdos del Tribunal y cualquier otro documento que se le confíe. Notificará a las partes de toda decisión del Tribunal, manteniendo constancia de la fecha de su registro y de su notificación a las partes.

G. El(la) Secretario(a) custodiará el sello del Tribunal; y todos los documentos firmados por Él en original o facsímile y que tengan estampado dicho sello se considerarán auténticos.

H. En todo caso en que cualquier resolución o sentencia del Tribunal requiera la expedición de un mandamiento a cualquier persona, el(la) Secretario(a) preparará el correspondiente mandamiento, y lo expedirá bajo su firma y el sello del Tribunal, ordenándole a dicha persona cumplir con lo dispuesto por el Tribunal. Igualmente expedirá, en los casos apropiados, un mandamiento al(a la) Alguacil para que Éste(a) notifique a determinada persona o personas cualquier decisión del Tribunal.

I. El(la) Secretario(a) llevará un registro de todos los casos y asuntos que se presenten ante este Tribunal, en el cual deberá incluir un breve resumen del estado actual de cada uno de ellos. Llevará, además, un registro independiente sobre: (1) asuntos de jurisdicción original; (2) apelaciones civiles del Tribunal de Circuito de Apelaciones; (3) certiorari; (4) recursos gubernativos; (5) certificaciones; (6) presentaciones de quejas o querellas presentadas contra abogados(as), notarios(as) o Jueces, (7) escritos misceláneos de la naturaleza que sean, en asuntos no relacionados con casos ante el Tribunal; (8) y cualquier otro recurso para el cual no se haya dispuesto un registro. El(la) Secretario(a) podrá llevar libros de registro, de manera auxiliar, conforme a lo antes dispuesto.

J. El(la) Secretario(a) llevará un registro de abogados(as) en el cual inscribirá en orden cronológico a base de la fecha de admisión al ejercicio de la profesión, los nombres de todos(as) los(as) abogados(as) autorizados(as) a postular ante este Tribunal, las fechas en que fueron admitidos al ejercicio de su profesión y su dirección postal y residencial. Llevará, además, un registro de notarios(as) en el que inscribirá el nombre de los(as) abogados(as) autorizados(as) a ejercer el notariado, su residencia y la localización de la oficina notarial. Los(as) notarios(as) deberán registrar en dicho registro su firma, signo, sello y rúbrica. Todo(a) abogado(a) tendrá la obligación de notificar al(a la) Secretario(a) cualquier cambio de dirección postal o física. Todo(a) notario(a) deberá notificar cualquier cambio en la localización de su oficina notarial.

K. El(la) Secretario(a) llevará un registro de abogados(as) que han sido suspendidos(as) o separados(as) del ejercicio de la profesión y otro similar para los(as) que han sido separados(as) del notariado. Ambos registros indicarán la fecha de suspensión o separación y el términos de la misma.

L. El(la) Secretario(a) no permitirá que se saque del Tribunal expediente o documento alguno que esté bajo su custodia, excepto cuando medie orden del Tribunal o del Juez Presidente; y durante el receso del Tribunal por orden del(de la) presidente(a) de sala o Juez de turno, según fuere el caso, o de una mayoría de los(as) miembros(as) de la sala.

M. El(la) Secretario(a) remitirá a la Oficina de Administración de los Tribunales, al Panel Central de Investigaciones, al(a la) Secretario(a) de Justicia, a la Biblioteca del Tribunal Supremo, a la Oficina de la Compiladora, al Colegio de Abogados de Puerto Rico y a las bibliotecas de las facultades de derecho, copia en español de todas las opiniones y sentencias que emita el Tribunal.

N. En todos los documentos que se presenten en la Secretaría, el(la) Secretario(a) estampará la fecha y hora de su presentación, pudiendo usar para este fin un reloj-fechador.

Ñ. Cuando los(as) abogados(as) o las partes incumplan cualquier disposición de este Reglamento, el(la) Secretario(a) informará de ello al Tribunal para la determinación que proceda.

O. El(la) Secretario(a) notificará a las partes la fecha en que los casos queden finalmente sometidos para su adjudicación en los méritos por el Tribunal Supremo.

P.  El(la) Secretario(a)llevará un registro de abogados y abogadas que ofrezcan servicios profesionales a través de una sociedad de responsabilidad limitada creada al amparo de la Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitada, Ley  Núm. 154 de 20 de agosto de 1996.  En dicho registro, él(la) Secretario(a)inscribirá el nombre  de  la sociedad, la dirección y el teléfono de la oficina principal de la sociedad y los nombres, direcciones y teléfonos de los socios propietarios.  También el Secretario o la Secretaria certificará que la sociedad ha presentado ante el Departamento de Estado los documentos requeridos por la Ley Núm. 154, supra.

Comentario:

A partir de la revisión efectuada en enero de 1995, en el inciso (o) se le impuso al(a la) Secretario(a) de este Tribunal el deber de notificar a las partes el momento en que el caso queda perfeccionado para consideración del Tribunal. Esta medida cumple con el propósito de que las partes tengan un mejor entendimiento del esquema procesal apelativo y del momento en que en realidad el Tribunal puede comenzar a considerar su caso. Los términos de presentación de un recurso son importantes elementos jurisdiccionales. Sin embargo, el hecho de que se presente a tiempo no implica que el caso está listo para pasar a la atención inmediata del Tribunal y ser resuelto. El Tribunal sólo puede entender en un recurso luego de que las partes hayan cumplido con todos los requisitos que se exigen para su perfeccionamiento y que, por lo tanto, tenga ante sí todo lo necesario para su adjudicación.

Como parte de las enmiendas sufridas en enero de 1995 se aclaró en el inciso (d) que el deber del(la) Secretario(a) de señalar las deficiencias en los recursos que sean susceptibles de corrección no releva a los(as) abogados(as) de su deber de perfeccionar los recursos en tiempo y en la forma adecuada.

También, con el propósito de proveer un mejor y más fácil acceso al Tribunal, en el inciso (a) se estableció que el horario de la Secretaría será continuo, sin interrupción al mediodía. Además se eliminó, por no considerarse necesario, el requisito de residencia del(la) Secretario(a) en el área metropolitana de San Juan.

Por otro lado, respecto a los(as) abogados(as) se añadió la obligación de notificar al(a la) Secretario(a) tanto la dirección postal como la física, de modo que el Tribunal pueda hacerles una notificación personal en cualquier momento que esto fuere necesario. A los(as) notarios(as) se les impuso además, el deber de notificar cualquier cambio en la localización de sus oficinas notariales.

El inciso (i) fue reestructurado para definir los registros conforme a la Ley de la Judicatura de Puerto Rico de 1994, según enmendada por la Ley Núm. 248 de 25 de diciembre de 1995. El subinciso (i)(6) incluye las querellas o quejas presentadas contra abogados(as) y notarios(as).