Creación y Organización de la Junta de Subastas

ARTÍCULO XIII: COMPOSICIÓN DE LA JUNTA DE SUBASTAS

1. La Junta de Subastas estará compuesta por tres (3) miembros en propiedad, uno de los cuales será un representante del Tribunal Supremo, más dos (2) miembros alternos. Los miembros alternos serán llamados a sustituir a los miembros en propiedad según el orden establecido en el presente reglamento.

2. El Director Administrativo seleccionará y nombrará los miembros de la Junta de entre los empleados y funcionarios de la Rama Judicial, y designará un presidente por un término de tres (3) años, un vocal por un término de dos (2) años y dos miembros alternos, ambos por un término de dos (2) años. Éstos desempeñarán sus cargos durante el término de su nombramiento y hasta que se nombren sus sucesores y éstos tomen posesión del cargo. También nombrará un Secretario para ocupar un puesto en el Servicio Central, según establecido en el Reglamento de la Administración del Sistema de Personal de la Rama Judicial, para atender a tiempo completo los procesos y otras responsabilidades relacionadas con las subastas formales.

3. Los miembros de la Junta no percibirán remuneración por los servicios prestados como tal, con excepción del Secretario.

4. No podrán pertenecer a la Junta de Subastas los empleados de la División de Compras, el Jefe de esta División, el Director de Asuntos Fiscales, los funcionarios y empleados de la Oficina de Auditoría Fiscal y Operacional y el Director de la Directoría de Administración.

5. El Jefe de Compras será el consultor permanente de la Junta en todo lo concerniente a las compras de bienes y servicios.

6. Se creará un sello oficial de la Junta de Subastas de la Rama Judicial, que representará dicho cuerpo en todo documento oficial y se utilizará para sellar los pliegos de ofertas en el acto de apertura de subastas.

ARTÍCULO XIV: JURISDICCIÓN DE LA JUNTA DE SUBASTAS

La Junta de Subastas tendrá jurisdicción en los casos siguientes:

1. Toda compra, contratación o alquiler de bienes y servicios no personales para la Rama Judicial cuyo costo estimado exceda la cantidad de veinticinco mil dólares ($25,000).

2. Las determinaciones relacionadas con las impugnaciones de invitaciones a subastas efectuadas de acuerdo con las disposiciones de este Reglamento.

3. Cualquier compra extraordinaria o especial que deba adquirirse mediante subasta informal que el Director Administrativo crea conveniente someter a su consideración.

4. D. Adjudicar el orden de negociación de las compras negociadas, cuando el Director Administrativo la designe para ello.

5. La Junta de Subastas no tendrá jurisdicción en los casos de contratación de servicios profesionales.

ARTÍCULO XV: DEBERES DE LOS FUNCIONARIOS DE LA JUNTA DE SUBASTAS

1. Deberes Generales de Todos los Miembros

   1. Asistir a todas las reuniones de la Junta.

   2. Inhibirse de su derecho a voto en cualquier determinación cuando existan relaciones de parentesco o amistad estrecha con cualquier licitador en una subasta, que pueda dar apariencia de favoritismo, preferencia o parcialidad.

   3. Participar activamente en la evaluación de las ofertas aportando sus conocimientos con el propósito de hacer la mejor selección en beneficio de la Rama Judicial.

2. Deberes del Presidente

   1. Representar a la Junta en todas aquellas funciones inherentes a su cargo.

   2. Convocar las reuniones de la Junta.

   3. Dirigir los procedimientos de la Junta.

   4. Preparar junto con el Secretario el calendario de sesiones para la apertura de subastas.

   5. Emitir las invitaciones para las subastas formales. En caso de no estar disponible lo puede delegar en el Secretario de la Junta.

   6. Identificar la necesidad de asesoramiento técnico especializado.

   7. Es responsable de que se cumpla con el procedimiento para la celebración y adjudicación de las subastas de conformidad con el presente reglamento.

   8. Preparar informes trimestrales al Director Administrativo o al funcionario en quien éste delegue sobre las subastas adjudicadas y pendientes de adjudicación. Además, cualquier otro informe que le soliciten.

   9. Cumplir con toda otra función que expresamente requiera este Reglamento.

3. Deberes del Secretario

   1. Citar a las reuniones de la Junta.

   2. Tomar las minutas de las reuniones y levantar las actas sobre los acuerdos y las adjudicaciones.

   3. Cotejar los informes dirigidos a la Junta para asegurarse de que contienen todos los elementos necesarios que permitan tomar la determinación correspondiente.

   4. Presidir el acto de apertura de las subastas formales.

   5. Notificar a la División y a las partes interesadas las adjudicaciones y los acuerdos tomados por la Junta.

   6. Devolver las fianzas de licitación y reconsideración cuando se suscriba el contrato con el licitador agraciado.

   7. Mantener récord de toda la correspondencia recibida y despachada por la Junta.

   8. Custodiar las ofertas recibidas hasta el acto de apertura.

   9. Recibir, custodiar y velar por la tramitación adecuada de los expedientes de las subastas. Custodiar toda la información contenida en los libros, récords, documentos y expedientes de la Junta.

   10. Sustituir al Presidente de la Junta cuando sea necesario.

   11. Custodiar el sello de la Junta de Subastas.

4. Deberes del Vocal - Sustituir al Presidente o Secretario cuando sea necesario.

5. Deberes de los Miembros Alternos - Sustituir a cualquier miembro en propiedad de la Junta cuando sea necesario.

ARTÍCULO XVI: TÉRMINOS Y VACANTES DE LOS MIEMBROS DE LA JUNTA DE SUBASTAS

Las personas designadas por el Director Administrativo como miembros en propiedad o alternos de la Junta de Subastas cesarán de actuar como tales: Cuando cesen sus funciones regulares como empleados de la Rama Judicial; cuando venciere el término para el cual fueron nombrados; o cuando el Director Administrativo exima al miembro de su función porque sea necesario para los mejores intereses de la Rama Judicial, o por razones que lo justifiquen.

ARTÍCULO XVII: SESIONES Y REUNIONES DE LA JUNTA DE SUBASTAS

1. El Secretario de la Junta preparará el calendario de sesiones en coordinación con la División de Compras, conforme a las invitaciones a subastas emitidas.

2. La Junta podrá celebrar reuniones cuantas veces sea necesario.

3. Los miembros en propiedad de la Junta tendrán voz y voto.

4. Los miembros alternos tendrán voz solamente, excepto en los casos en que sustituyen a un miembro en propiedad.

5. La presencia de tres miembros constituirá quórum para declarar abierta la sesión y el quórum se deberá mantener durante el transcurso de toda la reunión.

6. Cualquiera de los miembros de la Junta, según ésta determine en cada caso, podrá ejercer los deberes del Presidente o Secretario cuando por razones justificadas estos funcionarios se excusen de asistir a una sesión de la Junta.

7. Todas las decisiones de la Junta se tomarán por mayoría de votos de los presentes. En caso de que hubiere empate, una vez agotadas todas las posibilidades de lograr participación de otros miembros de la Junta, tanto en propiedad como alternos, se someterá el caso al Director Administrativo para la decisión final.