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ARTÍCULO V: ESTABLECIMIENTO DEL REGISTRO DE SUPLIDORES

La Oficina de Administración de los Tribunales establecerá un Registro de Suplidores de conformidad con los criterios que se enumeran más adelante.


ARTÍCULO VI: PROPÓSITO DEL REGISTRO DE SUPLIDORES

  1. Asegurar que cada suplidor que se invita a una subasta cumple con los requisitos y las obligaciones necesarias para contratar con la Rama Judicial.

  2. Enumerar los criterios que se utilizarán para la aceptación formal al Registro de Suplidores.

  3. Establecer un procedimiento uniforme y confiable de evaluación del servicio que brinden los suplidores a la Rama Judicial.


ARTÍCULO VII: PROCEDIMIENTO

  1. La División mantendrá un registro de suplidores, clasificado de acuerdo con los bienes o servicios personales no profesionales que ofrecen y las áreas geográficas donde brindan servicio.

  2. Según se estime conveniente, se publicará una convocatoria para ingreso en el Registro de Suplidores de la Rama Judicial en un periódico de circulación general y en cualesquiera medios electrónicos disponibles.

  3. Los suplidores que interesen ingresar oficialmente al Registro, para asegurar que se les invite a las subastas correspondientes, deberán llenar el formulario "Solicitud de Ingreso al Registro de Suplidores de la Rama Judicial". Con su solicitud, el peticionario deberá incluir los documentos y la información siguiente:

    1. Nombre comercial y tiempo que lleva establecido.

    2. Nombre del dueño y de los miembros de la Junta de Directores, si es una corporación; de los socios, si se trata de una sociedad.

    3. Número de seguro social patronal o personal.

    4. Nombre, firma y título del representante autorizado.

    5. Dirección postal y física del negocio.

    6. Número de teléfono, fax y correo electrónico.

    7. Bienes y servicios que ofrece.

    8. Estado financiero auditado por un Contador Público Autorizado.

    9. Por lo menos una referencia bancaria y comercial que incluya el término y el tipo de relación con la entidad.

    10. Copia de las patentes y permisos para operar el negocio.

    11. Certificados de los Departamentos de Salud del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y del Gobierno Federal, según aplique.

    12. La licencia profesional o técnica para la prestación de los servicios que ofrece.

    13. Certificación acreditando la competencia profesional o técnica de su personal.

    14. Las corporaciones suministrarán lo siguiente:

      1. Certificacion de Incorporación

      2. Nombre y dirección del Agente Residente

      3. Copia del Certificado de Autorización para efectuar negocios en Puerto Rico, en los casos de corporaciones foráneas

      4. Certificado de "Good Standing" o buen cumplimiento emitido por el Departamento de Estado

    15. Catálogos.

    16. Certificación de presentación de planillas de contribución sobre ingresos durante los últimos cinco años.

    17. Certificación de deudas con el Departamento de Hacienda.

    18. Certificación de deudas con el Centro de Recaudaciones de Ingresos Municipales (CRIM).

    19. Certificación de deudas con la Corporación del Fondo del Seguro del Estado.

    20. Certificación de deudas con el Departamento del Trabajo y Recursos Humanos por concepto de seguro por desempleo, seguro social choferil e incapacidad temporal (SINOT), en los casos que aplique.

    21. Declaración jurada dando fe de que no ha sido convicto por delitos constitutivos de fraude, malversación o apropiación ilegal de fondos públicos tal como establece la Ley Núm. 458 de 29 de diciembre de 2000, según enmendada. En el caso de las corporaciones, la declaración jurada expresará que la corporación y ninguno de sus oficiales principales ha sido convicto de los delitos enumerados en la Ley Núm. 458 antes indicada.

    22. Los que interesen acogerse a los beneficios de la Ley Núm. 42 de 5 de agosto de 1989, conocida como "Ley de la Política Preferencial para las Compras del Gobierno de Puerto Rico", deberán suministrar copia de la Resolución de la Junta de Preferencia.


    ARTÍCULO VIII: CRITERIOS PARA ACEPTAR O DENEGAR LAS
    SOLICITUDES DE INGRESO EN EL REGISTRO DE SUPLIDORES

  4. Las solicitudes para ingreso en el Registro de Suplidores se evaluarán de conformidad con los criterios siguientes:

    1. Solvencia y estabilidad económica de la entidad o persona solicitante.

    2. Tipo de relaciones comerciales que tiene con sus representantes o mayoristas principales.

    3. Historial de capacidad técnica y cumplimiento con los contratos suscritos con la Rama Judicial, en los casos que aplique.

    4. Destrezas en su área de especialización técnica, en los casos que aplique.

    5. Servicios de reparación y mantenimiento que ofrece.

    6. Planta física y equipo.

    7. Calidad de los bienes que ofrece.

    8. Cumplimiento con las licencias, autorizaciones y permisos requeridos por ley para brindar los servicios que ofrece.

    9. Certificación de competencia de su personal para prestar los servicios que ofrece.

  5. La División podrá denegar las solicitudes en las circunstancias siguientes:

    1. Si las referencias bancarias, comerciales y financieras resultaren inapropiadas para cualificar al solicitante.

    2. Cuando un empleado o funcionario de la Rama Judicial con responsabilidad de evaluación de propuestas, adjudicación y negociación de contratos, o un pariente cercano de éste, devengue o pueda devengar un beneficio, ganancia, comisión o interés pecuniario de la entidad o persona solicitante.

    3. Si el solicitante no suministra toda la información o los documentos requeridos o si no firma la hoja de solicitud.

    4. Si el solicitante ha sido convicto o se ha declarado culpable en Puerto Rico o los Estados Unidos de América por los delitos constitutivos de fraude, malversación o apropiación ilegal de fondos públicos enumerados en la Ley Núm. 458 de 29 de diciembre de 2000, según enmendada.


ARTÍCULO IX: ACEPTACIÓN EN EL REGISTRO DE SUPLIDORES

Una vez que la División efectúe el análisis de las solicitudes recibidas, notificará por escrito a cada suplidor, que cumpla con todos los criterios, su inclusión oficial en el Registro de Suplidores.

También enviará una notificación escrita a los suplidores que no cumplen con los criterios indicándoles las razones por las cuales no cumplen. Si no se acepta la solicitud del suplidor por falta de documentos, se le dará un término no mayor de 60 días para remitirlos. Si el suplidor no remite la información requerida, se denegará su solicitud.


ARTÍCULO X: CONDUCTA DE LOS SUPLIDORES

  1. En todo momento darán un trato profesional y respetuoso a los funcionarios y empleados de la Rama Judicial.

  2. Cumplirán con las normas o cánones de ética requeridos por su profesión, o los cánones éticos de la asociación o colegio a que pertenece o los principios generales de conducta de su profesión u oficio en su relación con sus competidores y con la Rama Judicial.

  3. En sus cotizaciones incluirán los precios justos por sus servicios y toda la información necesaria para que se puedan efectuar adjudicaciones correctas e informadas.

  4. Se comprometerán a entregar los bienes o realizar los trabajos en el término pactado, a incluir en la factura para el cobro la certificación requerida en la Orden Administrativa OAN-2002-04 emitida por el Juez Presidente del Tribunal Supremo el 10 de julio de 2002 y certificarán que no representan intereses particulares en casos o asuntos que impliquen conflicto de intereses.

  5. En ningún momento gratificarán a los empleados y funcionarios de la Rama Judicial, con quienes hayan establecido una relación contractual, comercial o financiera, con bienes, contribuciones, favores, servicios, préstamos o participación en entidad mercantil o negocio jurídico a cambio de información o ayuda que les proporcione una ventaja indebida sobre los otros suplidores. Tampoco podrán entregar dichas gratificaciones a parientes de esos empleados y funcionarios de la Rama Judicial antes indicados. Esta obligación comprende la etapa previa y el término de vigencia del contrato, negocio o transacción. Tampoco gratificarán ex funcionarios y ex empleados en un término de un año a partir de la desvinculación de éstos del servicio público.

  6. No incurrirán en actuaciones que representen un conflicto de interés en su relación contractual con la Rama Judicial o que den la apariencia de ello.

  7. No utilizarán la información confidencial que obtengan por razón de sus relaciones comerciales con la Rama Judicial para fines ajenos a los términos contractuales acordados u obtener directa o indirectamente ventaja o beneficio económico para ellos; un pariente dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo grado de afinidad; cualquier otra persona; negocio o entidad.

  8. No aceptarán o mantendrán relaciones contractuales o de negocio con empleados o funcionarios de la Rama Judicial que menoscaben la independencia de criterio de éstos para el desempeño de sus funciones. Tampoco solicitarán a dichos empleado o funcionarios información confidencial que les proporcione ventaja o beneficio directo o indirecto o beneficie a un pariente, según definido en este reglamento, u otra persona natural o jurídica.
    Esta prohibición se extenderá un año a partir de la desvinculación del servicio público de los ex funcionarios y ex empleados que hayan participado directamente en transacciones con suplidores

  9. No solicitarán directa o indirectamente a los empleados y funcionarios de la Rama Judicial que representen sus intereses privados, realicen esfuerzos o ejerzan influencia para obtener un contrato, el pago de una reclamación o cualquier otro asunto, transacción o propuesta que los beneficie directamente o a un miembro de su familia dentro del grado de parentesco definido en este reglamento. Están incluidas en esta prohibición las actuaciones oficiales del empleado o funcionario que estén dentro del ámbito de su autoridad.

  10. No inducirán a los empleados y funcionarios, ex empleados y ex funcionarios de la Rama Judicial a infringir las disposiciones del Código de Ética de la Rama Judicial y el Artículo 3.7 de la Ley Núm. 12 de 24 de julio de 1985, según enmendada, conocida como "Ley de Ética Gubernamental" y las disposiciones del Artículo XXII del Reglamento de la Administración del Sistema de Personal de la Rama Judicial.

  11. Colaborarán con la Rama Judicial en cualquier investigación que se inicie sobre transacciones de negocios u otorgamiento de contratos en los cuales fueron parte o se beneficiaron directa o indirectamente.

    ARTÍCULO XI: MEDIDAS POR CONDUCTA IMPROPIA DE LOS SUPLIDORES

  1. El Director Administrativo podrá imponer penalidades a los suplidores que incurran en la conducta indebida que se enumera a continuación:

    1. Suministrar información falsa para ser incluido en el Registro de Suplidores. Si el fraude se descubre después de haberse notificado la inclusión en el Registro, el suplidor se excluirá por un término de cinco (5) años.

    2. Ponerse de acuerdo para manipular una subasta con el fin de que se adjudique indebidamente. Los suplidores se excluirán del Registro por un término de cinco (5) años.

    3. Presentar tres impugnaciones de subastas carentes de fundamentos adecuados durante un término de tres (3) años consecutivos. Se excluirán del Registro por un término de dos (2) años.

    4. Insistir en el retiro de una oferta con posterioridad a la apertura de una subasta. El suplidor se excluirá del Registro por un término de un (1) año.

    5. Presentar varias ofertas para un mismo renglón o subasta cuando no se ha requerido en la invitación a subasta. Dichas ofertas incluyen las presentadas en nombre propio, de alguna de sus subsidiarias, algún o varios de sus socios, agentes, oficiales o entidades comerciales en las cuales tengan interés pecuniario El suplidor se excluirá del Registro por un (1) año.

    6. Negarse a suscribir el contrato después que le adjudiquen la subasta. El suplidor se excluirá del Registro por un término de un (1) año.

    7. Gratificar, o intentarlo; sobornar, o intentarlo, a los empleados de la Rama Judicial para obtener información que le ayude a presentar la oferta o para conseguir otra información que le proporcione una ventaja indebida sobre los otros suplidores. El suplidor se excluirá del Registro por un término de cinco (5) años.

    8. No cumplir con alguna oferta o compromiso establecido en una subasta o contrato suscrito. El suplidor no podrá recibir invitaciones a subasta por un término de un (1) año.

  2. En situaciones repetitivas de incumplimiento o conducta indebida, el Jefe de Compras o la Oficina de Asuntos Legales someterá el caso al Director Administrativo, quien determinará las penalidades adicionales, a las establecidas en el presente reglamento, que se aplicarán al suplidor.

  3. El Director Administrativo notificará por escrito al suplidor la penalidad impuesta y éste tendrá un término de cinco (5) días laborables siguientes a la fecha de notificación para exponer defensas y reconsideración del caso. El Director Administrativo notificará su determinación por escrito al suplidor.


ARTÍCULO XII: ACTUALIZACIÓN DEL REGISTRO DE SUPLIDORES

  1. La División será responsable de la actualización del Registro de Suplidores.

  2. A principios del año natural se determinarán los suplidores que suscribieron contratos con la Rama Judicial en el año natural anterior y cómo éstos cumplieron o están cumpliendo con dichos contratos. La evaluación se hará formar parte del expediente de cada suplidor.

  3. También a principios del año natural se solicitará a los suplidores que actualicen los documentos tales como: las certificaciones del Departamento de Hacienda, del CRIM, del Departamento del Trabajo, el estado financiero más reciente auditado por un Contador Público Autorizado, las licencias para acreditar la competencia profesional o técnica de su personal, las licencias para operar el negocio y cualesquiera otros documentos que tengan fecha de vencimiento.