Notarial #2

Rama Judicial de Puerto Rico

septiembre 2000: Notarial #2

IMPORTANTE: Todas las preguntas tienen el mismo el valor relativo. Ninguna pregunta vale más que la otra; 20 puntos por corrector (son dos). El tiempo total para contestar cada pregunta es de 45 minutos.

ANALICE, DISCUTA Y FUNDAMENTE:

I. La corrección del instrumento público sobre protocolización de poder que se acompaña.

II. Notario envió el 8 de diciembre de 1999 a la Oficina de Inspección de Notarías la notificación del acta de protocolización de poder que se acompaña, la cual fue rechazada por esta oficina. Analice, discuta y fundamente:

A. La actuación de la Oficina de Inspección de Notarías al rechazar la notificación, y

B. Los remedios, si alguno, disponibles a Notario ante la actuación de la Oficina de Inspección de Notarías.

-----------------------------ESCRITURA NÚMERO 10--------------------------------------------------PROTOCOLIZACIÓN DE PODER---------------------------En la ciudad de San Juan, Puerto Rico, a los dos (2) días del mes de diciembre de mil novecientos noventa y nueve (1999). ------------------------------------------------------------------

---------------------------------ANTE MÍ--------------------------------------

----Noel N. Notario, Abogado y Notario Público del Estado Libre Asociado de Puerto Rico.-------------------------------------------------------------------------------------- COMPARECE--------------------------------------DE UNA SOLA PARTE: EDGARDO M. BUENPASTOR RIVERA, (Seguro Social Número 583-50-8540), mayor de edad, casado, ingeniero y vecino de San Juan, Puerto Rico.-------------------El compareciente asegura tener y a mi juicio tiene la capacidad legal necesaria para formalizar esta Protocolización de Poder, y en tal virtud libremente-------------------------------------------------------------------------------------EXPONE---------------------------------PRIMERO: Que me muestra para su protocolización un Poder Especial suscrito el día dos (2) del mes de diciembre de mil novecientos noventa y ocho (1998) por doña Danila Dadora, mayor de edad, soltera, empleada y vecina del Condado de Queens, Estado de Nueva York, otorgado a favor de don Pedro Buen Servidor, mayor de edad, soltero, contable y residente de San Juan, Puerto Rico. Dicho poder lee, literalmente, como sigue:-------------------------------------------------------------------------------------------------------------PODER ESPECIAL------------------------------

----La suscribiente, DANILA DADORA, mayor de edad, soltera, empleada y vecina del Condado de Queens, Estado de Nueva York, en virtud del presente documento confiero Poder Especial tan amplio como en derecho pueda valer y ser necesario, a favor de don Pedro Buen Servidor, mayor de edad, soltero, contable y residente de San Juan, Puerto Rico, para que en mi nombre venda, ceda o traspase el edificio de mampostería, sito en la Calle del Conde #115, en San Juan, Puerto Rico, y a esos fines otorgue y suscriba en mi nombre cualesquiera documentos que sean necesarios. -------------------------------------------------------------En el Condado de Queens, Estado de Nueva York, hoy 2 de diciembre de 1998.---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------(fdo)

Danila Dadora-------------------------------

----Jurado y suscrito ante mí por Danila Dadora, de las circunstancias especiales antes indicadas, a quien doy fe de conocer personalmente. En el Condado de Queens, Estado de Nueva York, hoy 2 de diciembre de 1998.-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------(fdo) Esther Rivera------------------------------------------------------Notary Public------------------------------------My commission expires Sept. 28, 2001.-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------ACEPTACIÓN---------------------------------El compareciente acepta el presente documento en todas sus partes por hallarlo conforme a sus manifestaciones y deseos.-------------------------------------------- ADVERTENCIAS------------------------------------Yo, el Notario, hice de palabra al compareciente en este acto las reservas y advertencias legales pertinentes, especialmente en cuanto a requerir testigos instrumentales, derecho al cual la parte renuncia.-----------------------------------------------------------------------------------------------------OTORGAMIENTO Y LECTURA-------------------------

----Así lo otorga y fue leída por mí, el Notario, esta acta de Protocolización de Poder, así como por la parte aquí compareciente, y hallándola conforme la firma, habiendo estampado sus iniciales de su puño y letra en todos y cada uno de los folios del original de este documento.---------------------------------------------------DE TODO LO CUAL, Yo, el Notario Autorizante, DOY FE Y signo, firmo, sello y rubrico.------------------------------------------------------

CRITERIOS DE EVALUACIÓN FINAL

DERECHO NOTARIAL

I. LA CORRECCIÓN DEL INSTRUMENTO PÚBLICO SOBRE PROTOCOLIZACIÓN DE PODER QUE SE ACOMPAÑA

A. Encabezamiento o Título

En el encabezamiento o título del instrumento público de que se trate, se incluirá información relativa a los siguientes elementos: (1) el número de orden en el protocolo; (2) el nombre o calificación del acto o contrato, si tiene dicho nombre y si no lo tiene, la identificación que sea posible en las circunstancias; (3) nombre y circunstancias del notario, incluyendo su residencia y dirección de su oficina; y (4) la fecha y lugar del otorgamiento. Art. 15(a)(b)(c) de la Ley Notarial, Ley Núm. 75 de 2 de julio de 1987, según enmendada, 4 L.P.R.A. sec. 2033(a)(b)(c).

Según surge de los folios de la escritura que se acompaña, el aspirante deberá observar que Notario expresó el número del instrumento público en guarismos solamente. A tenor, deberá indicar que expresar fechas y cantidades en guarismos está prohibido, a menos que el notario también lo consigne en letras. Art. 27 de la Ley Notarial, supra, 4 L.P.R.A. sec. 2045; Regla 20 del Reglamento Notarial de 1995.

De otra parte, se observa que, si bien Notario indicó que era notario del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, omitió consignar no sólo su vecindad, sino también el lugar donde radica su notaría. Art. 15(c), 4 L.P.R.A. sec. 2033. Al expresar el sitio, Notario no tenía que incluir la dirección completa, y bastaba con que éste expresara el municipio. Regla 25 del Reglamento Notarial. De conformidad, el aspirante deberá expresar que Notario incumplió con ambas de estas formalidades.

B. Comparecencia

La redacción de esta parte de la escritura deberá incluir la siguiente información: (1) el nombre y circunstancias del compareciente o comparecientes; (2) la edad o mayoridad, y las circunstancias de los otorgantes; (3) el estado civil de los comparecientes; (4) la identificación de los comparecientes, incluyendo número de seguro social; (5) la residencia y vecindad de los comparecientes; (6) expresión de la capacidad legal de los comparecientes para el otorgamiento, a juicio del notario; y (7) la dación de fe expresa del conocimiento de los otorgantes, Art. 15(d)(e)(f), Reglas 27 y 29 del Reglamento Notarial, o, en su defecto, de la utilización de los métodos supletorios de identificación que para tales casos dispone el artículo 17 de la Ley Notarial, supra, 4 L.P.R.A. sec. 2035, Reglas 30 y 37 del Reglamento Notarial.

A tenor de estos requisitos, se observa, en primer lugar, que Notario indicó que el compareciente era casado. No obstante, y aun cuando en este caso la comparecencia de su cónyuge no era necesaria, Notario omitió consignar el nombre y apellido de éste. Art. 15(d), supra, Regla 25, supra. De otra parte, en una escritura no se pueden utilizar iniciales cuando se expresa el nombre de los comparecientes. Notario expresó que el compareciente tenía un segundo nombre tan sólo con su inicial por lo que, de igual forma, incumplió con esta formalidad. De otra parte, es de observar que la expresión del nombre del notario no se ciñe a este requisito.

Finalmente el aspirante deberá reconocer que Notario no dio fe del conocimiento personal del otorgante, o de haberlo identificado por alguno de los métodos supletorios que permite la Ley Notarial, Art. 17, supra, incumpliendo con esta formalidad requerida por el Art. 15(e), supra.

C. Números de folio

Cada folio del instrumento y sus anejos llevará en lugar visible, en la parte inferior, el número que le corresponda según los folios que contenga. Art. 49 de la Ley Notarial, supra, 4 L.P.R.A. sec. 2073; Regla 56 del Reglamento Notarial.

Según se observa de los folios del instrumento público que se acompaña, Notario incumplió con este requisito, toda vez que omitió expresar en guarismo los correspondientes números de folios que contiene el instrumento público por él autorizado.

D. Nota de expedición

El artículo 41 de la Ley Notarial dispone que cuando se libre una copia certificada "el notario consignará en la escritura matriz por nota firmada el nombre de la persona a quien se haya librado y la fecha, y el número que le corresponda a la copia según las ya expedidas." 4 L.P.R.A. § 2063.

Toda vez que Notario debió expedir copia certificada de la escritura sobre protocolización de poder para acompañarla con la notificación a la Oficina de Inspección de Notarías, el aspirante deberá reconocer que Notario omitió hacer referencia a ello en la escritura matriz al no escribir al margen de la misma la nota de saca. Art. 41, supra; Regla 51 del Reglamento Notarial.

E. Defectos de la protocolización del poder

El artículo 38 de la Ley Notarial preceptúa que los instrumentos públicos otorgados en el extranjero deben ser previamente protocolizados para que surtan eficacia en nuestra jurisdicción. Art. 38 de la Ley Notarial, supra, 4 L.P.R.A. sec. 2056.

A tenor, la Regla 41 del Reglamento Notarial prescribe que tales documentos deberán estar legitimados por autoridad competente como condición previa para ser protocolizados en Puerto Rico. Respecto de los documentos que provienen de los estados, territorios o posesiones de Estados de América, se establece que tendrán que ser legalizados, legalización que deberá ser hecha por el funcionario autorizado. A tales fines el compareciente deberá presentar, junto con el instrumento a ser protocolizado, evidencia de la autoridad del funcionario ante quien fue otorgado, o la certificación expedida por autoridad competente de la que surja que el funcionario está autorizado para actuar como tal.

Por su parte, la Regla 40 establece que en el acta de protocolización el notario hará constar la entrega del documento por el requirente, identificará adecuadamente el mismo, y si contiene firmas, así lo hará constar. Indica, además, que cada uno de los folios del acta y del documento protocolizado deberá tener el sello y rúbrica del notario autorizante y que, al protocolizarlo, es indispensable unirlo al acta, siendo potestativo del notario transcribirlo.

A tenor del precedente marco jurídico, el aspirante deberá reconocer, primeramente, que Notario no unió al acta el original del poder que se pretende protocolizar, limitándose a transcribir literalmente el mismo, ello en contravención al reglamento y la jurisprudencia. Regla 40, supra; In re Protocolización de Poder, 110 D.P.R. 652 (1981). De otra parte, el aspirante deberá asimismo señalar que del documento sobre poder que Notario pretende protocolizar, según transcrito en el acta de protocolización, no surge que la firma del funcionario ante quien se otorgó el poder en Nueva York fue debidamente autenticada por la autoridad gubernamental pertinente de dicho Estado y que Notario no hizo expresión en el acta que la firma de dicha notario fue autenticada por la autoridad gubernamental pertinente del estado de Nueva York.

II. NOTARIO ENVIÓ EL 8 DE DICIEMBRE DE 1999 A LA OFICINA DE INSPECCIÓN DE NOTARÍAS LA NOTIFICACIÓN DEL ACTA DE PROTOCOLIZACIÓN DE PODER QUE SE ACOMPAÑA, LA CUAL FUE RECHAZADA POR ESTA OFICINA. ANALICE, DISCUTA Y FUNDAMENTE:

A. La actuación de la Oficina de Inspección de Notarías al rechazar la notificación, y

El artículo 76 de la Ley Notarial, 4 L.P.R.A. sec. 2126, que versa sobre el otorgamiento y el Registro de Poderes, nos remite a la Ley Núm. 62 de 8 de mayo de 1937, estatuto habilitador del Registro de Poderes. 4 L.P.R.A.

921 et seq. Por su parte, la Ley Núm. 25 de 3 de mayo de 1954, enmendatoria de aquélla, estableció que “[s]erá obligación de todo notario ante el cual se otorgue una escritura de constitución, modificación, ampliación, sustitución, renuncia, revocación o renovación de poder, remitir al Director de Inspección de Protocolos dentro de las setenta y dos horas después de su otorgamiento, una notificación [al respecto], bajo su fe notarial...”. 4 L.P.R.A. sec. 922. De otra parte, dicha ley extiende el alcance de esta disposición al acta de protocolización de poder autorizada por el notario, al preceptuar que esta clase de instrumento “otorgado fuera del Estado Libre Asociado no surtirá efecto en Puerto Rico, a menos que sea previamente protocolizado en Puerto Rico, siendo obligación del notario que autorice dicha protocolización dar cumplimiento a las disposiciones de la sección 922 de este título, tal y como si el documento motivo de protocolización hubiera sido otorgado ante él” . 4 L.P.R.A. sec. 923.

A tenor de dicho requisito de ley, el aspirante deberá reconocer y señalar, en lo pertinente, que son aplicables al acta de protocolización de poder las mismas disposiciones sobre notificación a las que están sujetas las notificaciones de un otorgamiento de un poder, tal y como si lo hubiese sido ante él. Toda vez que Notario notificó el acta protocolización de poder fuera del término estipulado en ley, el aspirante asimismo deberá señalar que actuó correctamente la Oficina de Inspección de Notarías al rechazar la notificación del mismo.

B. Los remedios, si alguno, disponibles a Notario ante la actuación de la Oficina de Inspección de Notarías

La Regla 63 del Reglamento Notarial atiende particularmente la notificación tardía sobre testamentos y poderes. Al respecto provee que “[e]n caso de que el Notario no haya remitido la correspondiente notificación sobre la autorización de...poder dentro del plazo dispuesto por Ley, deberá hacerlo a la brevedad posible y acompañar con la notificación, bajo su fe, firma y sello de Notario, una exposición detallada de los hechos y circunstancias que dieron lugar a la notificación tardía...”. Regla 63 del Reglamento Notarial de 1995.

A renglón seguido, la referida regla establece que en la comunicación que a los efectos dirija a la Oficina de Inspección de Notarías, el notario expresará: (1) si la tardanza ha causado daño a persona alguna; (2) si ha sido causa de pleito o controversia, y (3) si la tardanza fue debida a actos de terceras personas, deberá acompañar, junto con su exposición de los hechos, (a) declaraciones juradas y otros documentos pertinentes que acrediten tales actos y (b) cualquier otra evidencia que el notario interese someter como justificación de tardanza.

A tenor, el aspirante deberá expresar que la omisión en el cumplimiento con el término de setenta y dos horas estipulado en ley para la notificación de un poder es subsanable si Notario cumple con los requisitos expresados en la regla de referencia, e indicar, además, la gestión que deberá llevar a cabo el notario según allí se establece.

GUÍA DE CALIFICACIÓN OPERACIONAL FINAL
PUNTUACIONES

DERECHO NOTARIAL

PUNTOS:

I. LA CORRECCIÓN DEL INSTRUMENTO PÚBLICO SOBRE PROTOCOLIZACIÓN DE PODER QUE SE ACOMPAÑA

A. Encabezamiento o Título

1. Notario expresó en guarismos solamente el número del instrumento público. (1 Punto)

2. Notario omitió consignar no solo su vecindad, sino también el lugar donde radica su notaría. (2 Puntos)

B. Comparecencia

1. Notario omitió consignar el nombre y apellido del cónyuge del compareciente, aun cuando la comparecencia de este último no era necesaria. (1 Punto)

2. En una escritura no se pueden utilizar iniciales cuando se expresa el nombre de los otorgantes. Notario expresó que el compareciente tenía un segundo nombre tan sólo con su inicial por lo que, de igual forma, incumplió con esta formalidad. La expresión del nombre del notario no se ciñe a este requisito. (2 Puntos)

3. Notario no dio fe del conocimiento personal del compareciente, o de haberlo identificado por alguno de los métodos supletorios que permite la Ley Notarial, incumpliendo con esta formalidad. (1 Punto)

C. Número de folios

1. Notario omitió numerar en guarismo los correspondientes números de folios que contiene el instrumento público autorizado. (1 Punto)

D. Nota de expedición

1. Notario omitió escribir nota de saca. (1 Punto)

E. Defectos de la protocolización del poder

1. Notario no unió el original del poder que se pretende protocolizar al acta otorgada y se limitó a transcribir literalmente el mismo. (1 Punto)

2. Notario no hizo expresión en el acta que la firma de la notario de Nueva York hubiese sido debidamente autenticada por la autoridad gubernamental pertinente de dicho estado. (1 Punto)

3. Del documento sobre poder, según transcrito en el acta de protocolización autorizada por Notario, no surge que la firma del notario haya sido autenticada por la autoridad gubernamental pertinente del estado de Nueva York. (1 Punto)

A. La actuación de la Oficina de Inspección de Notarías al rechazar la notificación, y

1. Será obligación de todo notario ante el cual se otorgue un acta de protocolización de poder remitir, dentro de las setenta y dos horas después de haber sido otorgado, una notificación al respecto. (2 Puntos)

2. Actuó correctamente la Oficina de Inspección de Notarías al rechazar la notificación suscrita por Notario porque la misma fue presentada fuera del término dispuesto en ley. (1 Punto)

B. Los remedios, si alguno, disponibles a Notario ante la actuación de la Oficina de Inspección de Notarías

1. Notario deberá enviar a la brevedad posible, junto con la notificación, una comunicación en la que exprese (1 Punto)

2. bajo su fe, firma y sello de notario, una exposición detallada de los hechos y circunstancias que dieron lugar a la notificación, en la que hará constar (1 Punto)

3. si la tardanza ha causado daño a persona alguna, (1 Punto)

4. si ha sido causa de pleito o controversia, y (1 Punto)

5. si la tardanza fue debida a actos de terceras personas, deberá acompañar junto con su exposición de los hechos, (a) declaraciones juradas y otros documentos pertinentes que acrediten tales actos y (b) cualquier otra evidencia que el notario interese someter como justificación de tardanza. (1 Punto)

TOTAL DE PUNTOS: 20