Rama Judicial de Puerto Rico

Marzo 1998: Pregunta Notarial #2

Pablo Presidente, representante de la corporación Todo Baratito, Inc., acordó con Juan Vendedor la compra de un edificio comercial. Ambos acudieron a la oficina de Néstor Notario, tío de Presidente. Notario los orientó sobre el otorgamiento de la escritura de compraventa y recomendó realizar un estudio de título sobre el inmueble.

El día del otorgamiento de la escritura, Notario solicitó a Presidente el documento que acreditaba su capacidad representativa. Presidente indicó que, por inadvertencia, había dejado la resolución corporativa en su oficina, pero que la traería posteriormente. Como Vendedor aceptó que se continuara con el otorgamiento, nada se consignó en la escritura sobre este hecho.

En la escritura, Notario dio fe de conocer personalmente a Presidente. Como Notario no conocía a Vendedor, utilizó a un amigo de éste como testigo de conocimiento. Notario no conocía al testigo y lo identificó mediante su licencia de conducir expedida por el Estado Libre Asociado de Puerto Rico. Notario requirió que el otorgamiento y autorización de la escritura se realizaran en un solo acto por comparecer un testigo de conocimiento.

Una semana después de haber autorizado la escritura, Notario tuvo que viajar a Estados Unidos por lo que solicitó a su colega Saúl Sustituto que lo sustituyera durante su ausencia. Notario comunicó por escrito a la Oficina de la Directora de Inspección de Notarías la designación de Sustituto.

Durante la ausencia de Notario, la esposa de Presidente solicitó a Sustituto una copia certificada de la escritura de compraventa. Este expidió la copia certificada y al margen de la escritura matriz consignó lo siguiente:

"Expedí, como notario sustituto, copia

certificada a favor de parte interesada.

Doy fe".

Saúl Sustituto

Notario Público

Analice, discuta y fundamente:

          1. La actuación de Notario en cuanto a:

              1. Recomendación de hacer estudio de título.

              2. Identificación de Vendedor.

              3. Otorgamiento y autorización de la escritura en un solo acto.

              4. Comparecencia de Presidente.

              5. Autorización de la escritura sin la resolución corporativa.

              6. Nombramiento de Sustituto.

          1. La actuación de Sustituto en cuanto a:

              1. Expedición de copia certificada y la anotación al margen de la escritura matriz.

              2. Expedición de copia certificada a favor de la esposa de Presidente.

  1. LA ACTUACION DE NOTARIO EN CUANTO A:

      1. Recomendación de hacer estudio de título

        Notario actuó correctamente. Era deber de Notario advertir a todas las partes sobre la necesidad de un estudio de título para conocer el estado de cargas y gravámenes que tiene la propiedad. Notario debe investigar datos y hechos de los que depende la eficacia del negocio jurídico. Chévere v. Cátala, 115 D.P.R. 432 (1984); In re: López Maldonado, 92 J.T.S. 86.

      2. Identificación de Vendedor

        El testigo de conocimiento identificará al compareciente que Notario no conoce. Notario tiene que conocer personalmente al testigo de conocimiento, ya que no se puede identificar mediante métodos supletorios. Arts. 15(e) y 17 de la Ley Notarial, 4 L.P.R.A. §§ 2033(e) y 2035; Reglas 30 y 31 del Reglamento Notarial.

      3. Otorgamiento y autorización de la escritura en un solo acto

        No era necesario otorgar y autorizar la escritura en un solo acto. Ello es indispensable sólo cuando comparecen testigos instrumentales. Arts. 24 y 28 de la Ley Notarial, 4 L.P.R.A. § 2042 y 2046; In re: Bélen Trujillo, 91 J.T.S. 70.

      4. Comparecencia de Presidente

        Presidente compareció representando a una corporación. No aplica la prohibición en cuanto a parentesco pues comparece a nombre de la corporación y no a nombre propio. Art. 5(a) de la Ley Notarial, 4 L.P.R.A. § 2005; In re: Hernández González, 106 D.P.R. 456 (1977).

      5. Autorización de la escritura sin la resolución corporativa

        El carácter representativo de un otorgante debe acreditarse con documento fehaciente, salvo que los demás otorgantes estén de acuerdo para que se acredite posteriormente. Al no haberse acreditado la capacidad representativa de Presidente al momento de la autorización de la escritura, Notario debió consignar este hecho en la escritura. También debió consignar la conformidad de los comparecientes para la autorización de la escritura y para la posterior presentación de la prueba documental que acreditaba la capacidad representativa de Presidente.

        Además, Notario debió consignar que advirtió a las partes que la eficacia de la escritura quedaba en suspenso hasta que se presentara la prueba documental de tal capacidad. Art. 19 de la Ley Notarial, 4 L.P.R.A. § 2037; Regla 28 del Reglamento Notarial.

      6. Nombramiento de Sustituto

        El notario y su sustituto deberán notificar la designación de éste último a la Oficina de la Directora de Inspección de Notarías en un mismo escrito que deberá estar firmado por ambos. El notario sustituto es responsable de la custodia y conservación de los protocolos del notario sustituido y de expedir copias certificadas de instrumentos públicos contenidos en el protocolo del sustituido. Art. 9 de la Ley Notarial, 4 L.P.R.A. § 2013; Regla 13 del Reglamento Notarial.

        La designación de Saúl Sustituto no fue correcta. Sustituto y Notario debieron notificar la designación a la Oficina de la Directora de Inspección de Notarías en un mismo escrito firmado por ambos.

  1. LA ACTUACION DE SUSTITUTO EN CUANTO A:

        1. Expedición de copia certificada y la anotación al margen de la escritura matriz

          Una copia certificada es un traslado literal, total o parcial, del original de un instrumento público otorgado ante un notario. La puede expedir el notario autorizante o el notario sustituto. Al expedirse copia certificada se consignará, al margen de la escritura matriz, una nota con el nombre de la persona a quien se haya librado y la fecha y el número que corresponda a la copia según las ya expedidas. Art. 41 del Reglamento Notarial, 4 L.P.R.A. § 2063; Reglas 46 y 51 del Reglamento Notarial.

          Sustituto, por no haber sido designado debidamente como notario sustituto, no estaba autorizado a expedir copias certificadas de los instrumentos públicos contenidos en el protocolo de Notario. Por tanto, no estaba autorizado a expedir la copia certificada solicitada. Además, la anotación al margen de la escritura o la nota de saca está incompleta porque no consignó el nombre de la persona a quien se expidió ni la fecha ni el número que corresponde a la copia.

        2. Expedición de copia certificada a favor de la esposa de Presidente

          Además de los otorgantes, sus representantes y causahabientes, tienen derecho a obtener copias todas las personas a cuyo favor resulte de la escritura algún derecho, ya sea directamente, ya adquirido por acto distinto a ella y quienes acreditan a juicio del notario concernido tener interés legítimo en el documento. Art. 43 de la Ley Notarial, 4 L.P.R.A. § 2065.

          Esposa no cualifica como persona a cuyo favor resulte tener derecho a solicitar la copia certificada de la escritura de compraventa.

     

     

    GUIA DE CALIFICACION OPERACIONAL FINAL
    PUNTUACIONES

    1. LA ACTUACION DE NOTARIO EN CUANTO A:

        1. Recomendación de hacer estudio de título

            1. Notario actuó correctamente. (1 PUNTO)

            2. Notario advertirá a las partes sobre la necesidad de un estudio de título para conocer el estado de cargas y gravámenes de la propiedad. (1 PUNTO)

        1. Identificación de Vendedor

            1. Notario no lo identificó correctamente. (1 PUNTO)

            2. Testigo de conocimiento identifica al compareciente que notario no conoce. (1 PUNTO)

            3. Notario tiene que conocer personalmente al testigo de conocimiento. (1 PUNTO)

        1. Otorgamiento y autorización de la escritura en un solo acto

            1. No era necesario. (1 PUNTO)

            2. Se requiere sólo cuando comparecen testigos instrumentales. (1 PUNTO)

        1. Comparecencia de Presidente

            1. No aplica prohibición en cuanto a parentesco (grados prohibidos). (1 PUNTO)

            2. Comparecencia de Presidente fue correcta ya que lo hizo a nombre de la corporación y no a nombre propio. (1 PUNTO)

        1. Autorización de la escritura sin la resolución corporativa

            1. Notario debió consignar en la escritura que:
                1. Presidente y Vendedor consentían a la autorización de la escritura. (1 PUNTO)

                2. Presidente y Vendedor estaban de acuerdo con la posterior presentación de los documentos que acreditaban la capacidad representativa. (1 PUNTO)

                3. Advirtió a las partes que la eficacia del documento quedaba en suspenso hasta que se acreditara la capacidad representativa de Presidente. (1 PUNTO)

        1. Nombramiento de Sustituto

            1. La designación de Saúl Sustituto no fue correcta. (1 PUNTO)

            2. Sustituto y Notario debieron notificar la designación a la Directora de Inspección de Notarías en un mismo escrito firmado por ambos. (1 PUNTO)

    1. LA ACTUACION DE SUSTITUTO EN CUANTO A:

        1. Expedición de copia certificada y la anotación al margen de la escritura matriz

            1. Sustituto, por no haber sido designado debidamente como notario sustituto, no estaba autorizado a expedir copias certificadas de los instrumentos públicos contenidos en el Protocolo de Notario.

            2. Al expedir copia certificada se consignará una nota de saca al margen de la escritura matriz. (1 PUNTO)

            3. La nota de saca contendrá el nombre de la persona a quien se haya librado la copia certificada, la fecha y el número correspondiente a la copia según las ya expedidas. (1 PUNTO)

            4. La nota de saca está incompleta. (1 PUNTO)

        1. Expedición de copia certificada a favor de la esposa de Presidente

            1. Además de los otorgantes, sus representantes y causahabientes, tienen derecho a obtener copias todas las personas a cuyo favor resulte de la escritura algún derecho, ya sea directamente, ya adquirido por acto distinto a ella y quienes acrediten a juicio del notario concernido tener interés legítimo en el documento. (1 PUNTO)

            2. Esposa no cualifica como persona a cuyo favor resulte tener derecho a solicitar la copia certificada de la escritura de compraventa. (1 PUNTO)

             

    TOTAL DE PUNTOS: 20